De FieldDesk koppeling RSZ Aanwezigheidsregistratie is een dienst specifiek voor bouw ondernemingen in België. De koppeling kan een aanwezigheidsregistratie genereren van mensen die werken in onroerende staat uitvoeren. Deze aanwezigheidsregistratie is verplicht in België voor werken in onroerende staat waarvan de totale kost ten minste 800 000 euro (exclusief BTW) bedraagt.
Basis benodigdheden
U dient uw ondernemingsnummer in te geven in FieldDesk. Uw ondernemingsnummer wordt gebruikt bij het melden van uw medewerkers. Vul uw ondernemingsnummer in in het veld 'Loonheffingsnummer' in het scherm [Management, Configuratie, Bedrijf]. Vul in hetzelfde scherm in het veld 'Emailadres contactpersoon' het mailadres in van de medewerker die geïnformeerd dient te worden over problemen bij het versturen van de automatische werfmelding. Wanneer er zich fouten voordoen bij het melden aan de RSZ (bijvoorbeeld RSZ werfnummer is onjuist) zal geautomatiseerd een mail worden gestuurd naar dit mailadres.
Vervolgens dient u per medewerker, waarvoor u een werfmelding uit wil laten voeren, het rijksregisternummer of limosa nummer in te vullen in FieldDesk. Dit doet u in het scherm [Management, Beheer medewerkers]. Vul in tabblad 'Persoonlijke gegevens' in het veld BSN nummer het rijksregisternummer van de medewerker in. In geval van een medewerker zonder rijksregisternummer, kunt u het limosa nummer invullen in het veld 'Limosa nummer' in het tabblad 'Klantspecifieke kolommen'.
Wanneer u meerdere ondernemingen heeft, of u meldt ook medewerkers van een onderaannemer of zelfstandige, kunt u voor een medewerker een alternatief ondernemingsnummer (afwijkend van het nummer opgegeven in het scherm [Management, Configuratie, Bedrijf]) ingeven in het veld "Ondernemingsnummer" in het tabblad 'Klantspecifieke kolommen'. Het veld "Onderaannemingsnummer""dient aangemaakt te worden als klant specifieke kolom als numeriek veld.
FieldPlan
Wanneer u uw basis benodigdheden heeft ingevuld kunt u starten met het registreren van de werven in de module FieldPlan. Open de module FieldPlan en ga naar het scherm [Beheer projecten]. Hier kunt u een nieuw project toevoegen door rechts onder op de knop Toevoegen te klikken. U kunt uw eigen werf nummer gebruiken in het veld 'Project nummer'. Het RSZ werfnummer vult u in het tabblad 'Vrije project velden' in het veld 'RSZ werfnummer'.
Vervolgens kunt u per project (werf) één of meerdere locaties aanmaken. Ga naar het tabblad 'Project locaties' en maak een POI aan. U dient het gebied af te bakenen waar u werf zich bevindt. Dit kan door middel van een cirkel of een polygoon POI.
FieldLog
Wanneer u uw basis benodigdheden heeft ingevuld kunt u starten met het registreren van de werven in de module FieldPlan. Open de module FieldPlan en ga naar het scherm [Beheer projecten]. Hier kunt u een nieuw project toevoegen door rechts onder op de knop Toevoegen te klikken. U kunt uw eigen werf nummer gebruiken in het veld 'Project nummer'. Het RSZ werfnummer vult u in het tabblad 'Vrije project velden' in het veld 'RSZ werfnummer'.
Vervolgens kunt u per project (werf) één of meerdere locaties aanmaken. Ga naar het tabblad 'Project locaties' en maak een POI aan. U dient het gebied af te bakenen waar u werf zich bevindt. Dit kan door middel van een cirkel of een polygoon POI
Dagelijkse controle
Om dagelijks te controleren of de registratie correct verloopt kunt u in de module FieldMap controleren of de medewerkers zich in de gecreëerde project POI's bevinden. Ga naar de module FieldMap en klik op 'Track 'n Trace' en vervolgens op 'Toon op kaart'. Op de kaart dient u vervolgens de POI's te activeren inclusief het gebied:
Pas eventueel het label van het voertuig aan naar 'Naam medewerker' om te zien welke medewerker als laatste aangemeld was in het voertuig. Wanneer het voertuig icoon zich in het rode gebied bevind en het voertuig icoon is zwart (contact is uit) zal Fleet Complete direct een werfmelding versturen.
FieldLog
In FieldLog wordt in het rapport RSZ werfmelding een overzicht getoond van de verstuurde meldingen naar CheckIn@Work. In dit rapport ziet u per melding onder andere de datum en tijd van de melding en het resultaat.
Wanneer u een foutmelding als resultaat ziet, kun u in onderstaande lijst bekijken wat de reden voor de fout betreft:
ErrorCode ErrorDescription
1 The User has no authorization to cancel this Presence Registration
2 Invalid companyId node content. Invalid KBO/BCE number
3 Invalid limosaId node content. Invalid Limosa meldingsplicht/ number
4 Invalid WorkPlaceId node content. Invalid Déclaration de Travaux/Aangifte van Werkern number
5 Invalid INSS node content. Invalid INSZ/INSS number
6 Invalid registration date (only today or tomorrow are allowed)
7 Unknown RegistrationId
8 Presense registration already cancelled
9 Too late to cancel this presence registration
10 Presence registration not found
11 Invalid cancel reason
CheckIn@Work
De gegenereerde aanwezigheidsregistraties zijn te raadplegen en wijzigingen op de CheckIn@Work website van de RSZ.www.socialsecurity.be
Hier vindt u alle registraties die door Fleet Complete zijn verstuurd. U kunt deze registraties raadplegen en eventueel aanpassen. Daarnaast is het mogelijk manueel extra registraties toe te voegen.
Op deze pagina: