Fielddesk biedt u de mogelijkheid om waarschuwingen te genereren op momenten die voor u van belang zijn (triggers). Dit kunnen waarschuwingen zijn in de vorm van een SMS, een email of een bericht naar FieldMobile. Tevens kunt u het voorkomen van dergelijke gebeurtenissen laten vastleggen in de database zodat u er achteraf rapportages van kunt draaien. FieldAlert is de module die dit mogelijk maakt.
Instellen van triggers
Situaties waarop u wenst te controleren kunt u instellen onder het menu 'triggers'.
(Type) POI's
U wenst een melding te genereren bij het binnengaan of bij het verlaten van een POI (maak twee triggers aan indien u zowel voor het binnengaan als voor het verlaten een melding wilt ontvangen) en voor welke POI(s) deze melding geldt. Indien het slechts één POI betreft, maakt u een POI trigger aan. Betreft het meerdere POI's die dezelfde typering kennen dan maakt u een trigger 'type locatie' aan.
Het toevoegen van een trigger vindt u in de module ‘FieldAlert’ onder het menu ‘Triggers’.
- Klik de optie ‘POI's´ of 'type locatie' aan;
- Klik op [toevoegen] om een trigger aan te maken;
- In geval de trigger een POI betreft vult u de naam van de trigger in; geeft u aan of de trigger het ingaan of het uitgaan van de POI betreft; selecteert u de betreffende POI in het drop down menu (Aanmaken van POI's) en bepaalt u hoe vaak de gebeurtenis (teller, default ingave 1) binnen een bepaalde tijd (tijdvenster, default ingave 24:00:00) moet voorkomen voordat er een melding gegenereerd mag worden. Geef tenslotte nog aan voor welke voertuigen deze trigger geldt.
- In geval de trigger een POI type betreft vult u de naam van de trigger in; geeft u aan of de trigger het ingaan of het uitgaan van de POI betreft; selecteert u het betreffende POI-type in het drop down menu (Type POI) en bepaalt u hoe vaak de gebeurtenis (teller, default ingave 1) binnen een bepaalde tijd (tijdvenster, default ingave 24:00:00) moet voorkomen voordat er een melding gegenereerd mag worden. Geef tenslotte nog aan voor welke voertuigen deze trigger geldt.
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Kolomwaarde
U wenst een melding te genereren op het moment dat zich een andere situatie voordoet m.b.t. het voertuig. In een dergelijk geval maakt u een trigger 'kolomwaarde' aan.
- Klik de optie 'kolomwaarde' aan;
- Klik op [toevoegen] om een trigger aan te maken. U vult de volgende gegevens in:
- de naam van de trigger in;
- de kolom waarop de trigger van toepassing is: chauffeursnummer, gebeurteniscode/tijd, snelheid, kilometerstand
- de vergelijking waaraan de waarde moet voldoen en de waarde zelf (voorbeeld: snelheid > 140 of eventcode=34 (accelleratie), zie gebeurtenissentabel onder menu 'Instellingen', module Management)
- hoe vaak de gebeurtenis (teller, default ingave 1) binnen een bepaalde tijd (tijdvenster, default ingave 24:00:00) moet voorkomen
- voor welke voertuigen deze trigger geldt.
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Instellen van taken
De wijze waarop u geïnformeerd wenst te worden over bovengenoemde triggers, bepaalt u bij taken.
SMS of Email
U bepaalt allereerst of u de melding wilt ontvangen als SMS en/of als email.
Het toevoegen van een SMS of een Email taak vindt u in de module ‘Fieldalert’ onder het menu ‘Taken’.
- Klik de optie ‘Email’ of ´SMS´aan;
- Klik op [toevoegen] om een taak aan te maken;
- In geval van een email-melding vult u de naam van deze taak in, de vaste onderwerp tekst van de email, de emailadressen van degenen die de email moeten ontvangen (gescheiden door een ; teken) en het emailbericht. Dit bericht kunt u vullen met standaard tekst en met de nog onbekende, op de gebeurtenis betrekking hebbende, variabelen als kenteken, medewerker, tijdstip etcetera, door deze via de knop [voeg variabelen toe] in te voegen.
- In geval van een SMS-melding vult u de naam van deze taak in, het telefoonnummer van degene (maximaal 1 nummer mogelijk) die de SMS moeten ontvangen (het mobiele nummer moet als volgt ingevoerd worden 31612345678) en het SMS bericht. Dit bericht kunt u vullen met standaard tekst en met de nog onbekende, op de gebeurtenis betrekking hebbende, variabelen als kenteken, medewerker, tijdstip etcetera, door deze via de knop [voeg variabelen toe] in te voegen.
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
Het genereren van meldingen via SMS is niet standaard beschikbaar. Deze optie kan door u aangevraagd worden. De kosten van deze berichten vallen niet binnen uw standaard webservices contract. Zij worden separaat aan u door belast à € 0,35 per bericht.
Fieldmobile bericht
Het toevoegen van een Fieldmobile taak vindt u in de module ‘Fieldalert’ onder het menu ‘Taken’.
- Klik de optie ‘Fieldmobile bericht’ aan;
- Klik op [toevoegen] om een taak aan te maken; u vult de volgende zaken in:
- de naam van deze taak;
- de vaste onderwerp tekst van het bericht;
- de medewerker die het bericht moet ontvangen (indien u voor 'default driver' kiest, ontvangt de berijder die administratief aan het voertuig gekoppeld is het bericht);
- het bericht. Dit bericht kunt u vullen met standaard tekst en met de nog onbekende, op de gebeurtenis betrekking hebbende, variabelen als kenteken, medewerker, tijdstip etcetera, door deze via de knop [voeg variabelen toe] in te voegen.
- of de poi gekoppeld moet worden aan het bericht (dit is zinvol als zodat men via de tablet direct kan navigeren naar de betreffende poi)
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
Het genereren van meldingen via FieldMobile is enkel beschikbaar indien u gebruik maakt van FieldMobile, de digitale werkbon van Fleet Complete.
Gebeurtenis vastleggen
Indien u geen directe waarschuwing wenst maar de ingestelde situatie wilt vastleggen in de data zodat u er rapporten van kunt opvragen, maakt u voor elke situatie een gebeurtenis aan. U wenst bijvoorbeeld achteraf inzicht in de momenten dat iemand een specifieke POI binnengaat/verlaat (Gebeurtenis) of u wilt inzicht in de tijdsbesteding (ritten en bezoeken) binnen een POI (Ritdefinitie).
Het toevoegen van een gebeurtenis vindt u in de module ‘FieldAlert’ onder het menu ‘Taken’.
- Klik de optie ‘Gebeurtenis´ aan;
- Klik op [toevoegen] om een gebeurtenis aan te maken;
- Klik de optie [nieuwe gebeurtenis] aan;
- Vul de naam van deze taak in en maak een nieuwe gebeurtenis aan (code tussen de 500 en 599); geef van deze nieuwe gebeurtenis een naam en een omschrijving in;
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Activeren van meldingen
Tot slot kunt u de meldingen activeren door het combineren van een taak en een trigger en te bepalen op welke dagen/tijden deze gegenereerd mogen worden.
Het toevoegen van een melding vindt u in de module ‘FieldAlert’ onder het menu ‘Meldingen’.
- Klik de optie ‘Beheer Meldingen´aan;
- Klik op [toevoegen] om een melding aan te maken;
- Vul de naam van de melding in; geef aan welke trigger en taak het betreft; activeer de melding en bepaal op welke dagen (dag) en binnen welk tijdframe (begintijd en eindtijd) de melding gegenereerd mag worden;
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
U kunt een melding van maken van een combinatie van triggers. Indien alle combinaties voorkomen dan wordt pas de melding gegenereerd,