Registratiesystemen

Fleet Complete kent diverse systemen waarmee gegevens van de medewerker en het voertuig vastgelegd kunnen worden.

FieldLog Systeem

De gegevens van uw bedrijfsvoertuigen en buitendienstmedewerkers worden geregistreerd middels een boordcomputer die tijdens de rit continue zaken bewaakt en registreert. De belangrijkste zijn:

Locatie (middels GPS)
Snelheid en afstand
Datum en tijd
Medewerkers
Eventuele externe signalen

De boordcomputer heeft een GPS en een GPRS antenne. Tevens wordt er vaak een buttonlezer (identificatie van de medewerker) aangesloten. Dit geheel noemen we het FieldLog systeem.

Gebeurtenissen

Het FieldLog systeem rapporteert via GPRS gebeurtenissen aan de server. De meeste gebeurtenissen worden verzonden aan het einde van de rit (op voorwaarde dat er GPRS dekking is).
Gebeurtenissen zijn acties die tijdens de rit plaats vinden. Afhankelijk van het type gebeurtenis wordt er een gebeurtenis code toegevoegd aan deze gebeurtenis zodat deze vertaald kunnen worden naar, voor u inzichtelijke gegevens.
De belangrijkste gebeurtenissen zijn:

1	Start rit	Deze gebeurtenis wordt geregistreerd bij het aanvangen van een rit (contact aan)
2	Einde rit	Deze gebeurtenis wordt geregisteerd bij het beëindigen van een rit (contact uit)
3	Rijden	Dit is een periodiek doorgezonden bericht. Standaard wordt deze gebeurtenis iedere 30 seconden doorgezonden zolang het voertuig 'in een rit zit' (tussen gebeurtenis 1 en 2)
6	Start stationair (gebeurtenis 6)	Deze gebeurtenis wordt doorgezonden zodra het voertuig, meer dan 3 minuten stilstaat terwijl deze zich in een rit bevindt (tussen gebeurtenis 1 en 2)
7	Einde stationair (gebeurtenis 7)	Deze gebeurtenis wordt altijd doorgezonden na gebeurtenis 6 (start stationair) en geeft aan dat het stationair draaien is beëindigd, m.a.w. het voertuig is wederom gaan rijden.

Indien het FieldLog systeem de berichten niet door kan zenden, mogelijk door een communicatie probleem of het gebrek aan GPRS dekking, worden de gebeurtenissen opgeslagen in een back-up geheugen en verzonden zodra het FieldLog systeem weer een verbinding tot stand kan brengen.

Stroomverbruik

Het FieldLog systeem is continu actief, echter nadat het voertuig uitgeschakeld wordt, gaat het systeem in een stand-by modus. In de stand-by modus is het stroomverbruik minimaal: het systeem kan de accu van het voertuig niet leeg trekken. Het verbruik varieert tussen de 2-20 mAmp, afhankelijk van het type systeem en de functionaliteit waarvoor gekozen is.

Plaatsing systeem

Het Fieldlog systeem wordt uit het zicht, achter het dashboard, gemonteerd. Indien u gekozen heeft voor medewerker identificatie, wordt er op het dashboard een buttonlezer geplaatst waar de medewerkers zich op aan kunnen melden. Dit is het enige zichtbare onderdeel van het systeem.

Buttonlezer

Op de buttonlezer zit een led en een rode knop. De rode knop dient ervoor om, indien geactiveerd, de privé stand in te schakelen. De led kleurt rood om aan te geven dat de privé stand is geactiveerd. Het is van belang dat ten tijde van het beëindigen van de rit, het juiste rit type is geselecteerd. Deze typering wordt namelijk op de rit toegepast. Indien u gebruik maakt van een medewerker identificatie start iedere rit in de stand 'zakelijk'.

Startonderbreker

Indien u heeft gekozen voor medewerker identificatie is het voor de hand liggend om tevens gebruik te maken van een startonderbreker. Hiermee dwingt u de medewerker zich te identificeren voordat het voertuig gestart kan worden.
Een mogelijk alternatief voor de startonderbreker is een pieptoon welke afgaat wanneer het voertuig gestart wordt zonder dat de bestuurder zich aan heeft gemeld.
De startblokkering onderbreekt enkel het signaal dat de startmotor aanstuurt.
Indien het voertuig niet meer te starten is:

maar de startmotor draait wel rond zonder dat de motor aanslaat, neemt u contact op met de een dealer of garagehouder. Het probleem wordt in dit geval niet door het Fieldlog systeem veroorzaakt.
en de startmotor draait niet rond (u hoort niets zodra u het voertuig probeert te starten) dan kan het probleem veroorzaakt worden door het Fieldlog systeem. In dit geval kunt u contact met Fleet Complete opnemen (support). IT Mobile deactiveert in dit geval de startblokkering op afstand.

Houd u er wel rekening mee dat een rammelend of tikkend geluid, wanneer u de motor probeert te starten, duidt op een lege accu en niet veroorzaakt wordt door het Fieldlog systeem.

Type berijder

Het systeem onderscheidt meerijders en bestuurders. Degene die zich als eerste aanmeldt op het voertuig, is de bestuurder. Na aanmelding door de bestuurder, kan het voertuig gestart worden en kunnen de meerijders zich aanmelden. Indien er geen meerijders meerijden, de bestuurder is alleen, dan krijgt deze medewerker op deze rit de rol 'alleenrijder' (medewerker type).
Indien meerijders voor het beëindigen van de rit uitstappen, dienen zij zich ook af te melden. Het systeem registreert de op en afstaplocaties, de bijbehorende tijden en kilometerstanden. Zo krijgt u per medewerker een duidelijk beeld in de afgelegde afstanden en reistijd per medewerker.
Indien alle medewerkers, inclusief de bestuurder, dezelfde eindbestemming hebben en het voertuig wordt uitgeschakeld, hoeven de medewerkers zich niet af te melden. Het systeem registreert in dit geval de eindbestemming van het voertuig en de eindbestemming voor alle, op dat moment nog in het voertuig aangemelde medewerkers, dus ook wanneer een medewerker zich vergeet af te melden bij het uitstappen.

Afstand bepaling

Bij de montage wordt door de monteur van IT Mobile de huidige kilometerstand van het voertuig in het Fieldlog systeem ingegeven. Het Fieldlog systeem registreert vervolgens aan de hand van de GPS positie, tijdens het rijden, iedere seconde de huidige snelheid van het voertuig in meters per seconde. De hoeveelheid geregistreerde meters wordt iedere seconde toegevoegd aan de kilometerstand die in het Fieldlog systeem is ingegeven.
Mocht het systeem vaststellen dat de vastgestelde positie en snelheid niet accuraat genoeg zijn om een betrouwbare afstand calculatie uit te voeren dan wordt deze niet gebruikt om de afstand te berekenen. In dit geval wacht het Fieldlog systeem totdat het wederom een accurate positie heeft kunnen vaststellen en berekent vervolgens de afstand tussen dit punt en de laatst bekende accurate positie die geregistreerd is. Deze afstand wordt vervolgens aan de kilometerstand toegevoegd. Dit is een vaak voorkomende situatie in bijvoorbeeld tunnels.
Aangezien het systeem de afstanden registreert, los van de voertuigteller, zullen deze nooit identiek aan elkaar zijn. Deze afwijking mag niet meer dan 2 procent over de totaal geregistreerde afstand bedragen. De fiscus vergt echter dat de kilometerstand geijkt wordt (Fiscale administratie, privé gebruik en privacy).

Backup geheugen

Zoals reeds vermeld stuurt het systeem gebeurtenissen naar de servers van ITmbile. Dit gebeurt live middels een GPRS internet verbinding. Indien er geen verbinding tot stand gebracht kan worden slaat het systeem de berichten op in een backup geheugen. De berichten worden alsnog verzonden zodra het Fieldlogsysteem weer een verbinding tot stand kan brengen.
Mogelijke oorzaken voor het niet communiceren zijn±

Het voertuig is in het buitenland aan het rijden terwijl u geen abonnement op datacommunicatie in het buitenland (roaming) heeft afgesloten. Bij een tijdelijk verblijf in het buitenland is dit geen probleem tenzij u het voertuig live wilt volgen als deze zich in het buiteland bevindt.
Er is geen dekking in het gebied waar het voertuig zich bevindt. Dit wordt opgelost zodra het voertuig het gebied zonder dekking verlaat.
Er is een technisch probleem. Fleet Complete controleert het functioneren van de systemen pro-actief. U wordt geïnformeerd middels waarschuwing emails over voertuigen waarvan mogelijke onregelmatigheden zijn geconstateerd (email).

Indien u tot de conclusie bent gekomen dat er mogelijk sprake is van een technisch probleem dan kunt u dit melden middels de Online service.

Mobiel FieldLog systeem

Het Mobiele FieldLog systeem werkt hetzelfde als het vast gemonteerde FieldLog systeem . Het Mobiele systeem wordt echter niet vast gemonteerd maar is bedoeld voor gebruik in voertuigen die niet van u zijn (bijvoorbeeld huurvoertuigen) maar wel worden ingezet voor werkzaamheden van uw bedrijf. Dit systeem wordt aangesloten op de accessoire plug.

Let op!
Het systeem wordt dus niet geprogrammeerd met een kenteken maar krijgt een vast nummer. U bent zelf verantwoordelijk voor de uitgifte administratie (welke voertuig heeft gedurende welke periode welk Mobiele Systeem meegekregen).

Prikklok

Het Prikklok systeem werkt hetzelfde als het vast gemonteerde FieldLog systeem . Het prikklok systeem wordt echter niet vast gemonteerd in een voertuig maar in een kantoor/magazijn. Het is bedoeld voor het vastleggen van (werk)tijden van medewerkers die geen (continue) beschikking hebben over een voertuig dat voorzien is van een Fieldlog systeem. Het systeem wordt direct aangesloten op 220V.

Let op!
Het systeem wordt dus niet geprogrammeerd met een kenteken maar krijgt een vaste benaming (Prikklok) met een nummer.

Gebruik van het systeem

De medewerkers dienen zich aan te melden, middels hun persoonsgebonden button, bij het aanvangen van het werk. Het aanmelden wordt bevestigd met het oplichten van de led en een pieptoon. Op het moment dat het werk is beëindigd, dienen de medewerkers zich af te melden middels de persoonsgebonden button. Het afmelden wordt tevens bevestigd met het oplichten van de led en een pieptoon.

Inzien werktijden

De prikacties kunt u eenvoudig inzien in een medewerker dagtotaal rapport . In dit type rapport zijn de kolommen: 'Prikklok in' en 'Prikklok uit' beschikbaar. Middels een rekenkolom kan de tussenliggende tijd, eventueel met een verrekening van een vaste pauzetijd, weergegeven worden (Rapport ontwerpen).

FieldAsset

Het Fieldasset systeem is bedoeld voor het lokaliseren van entiteiten die geen continue stroomvoorziening hebben.
Dit systeem kan geplaatst worden en kan na het opladen, afhankelijk van de configuratie, 3 jaar functioneren zonder opgeladen te worden.

Versies

Er zijn drie versies beschikbaar welke zich enkel onderscheiden in de wijze van opladen:

Fieldasset Lighter wordt opgeladen via de accessoire plug
Fieldasset Power wordt opgeladen via een vaste aansluiting, mogelijk op een verlichting signaal. In dit geval wordt het systeem bijgeladen zodra de lichten van, bijvoorbeeld een aanhanger, aangezet worden.
Fieldasset 230V wordt opgeladen via een losse adapter. Dit zal periodiek, afhankelijk van de gekozen configuratie, uitgevoerd dienen te worden.

Registratie

Het Fieldasset systeem registreert ritten op basis van beweging. Zodra het systeem beweging registreert, wordt de rit aangevangen. Twee minuten zonder beweging resulteert in het beëindigen van de rit.
Aangezien deze wijze van een ritdefinitie minder betrouwbaar is dan een fysieke aansluiting op het contactslot, is dit systeem t.b.v. fiscale registratie niet sluitend.
Medewerker identificatie en het aansluiten van een startonderbreker is niet mogelijk met de Fieldasset.