Beheer voertuigen en medewerkers

In Fielddesk gebruiken we het begrip voertuig voor een entiteit waar een registratiesysteem in aanwezig is (veelal gemonteerd). Dit kan een auto zijn, een tram, een boot, een machine, een prikklok etc.
Het begrip medewerker gebruiken we voor iemand die (mee)rijdt en die zich in de meeste gevallen ook aanmeldt op dit voertuig. In geval van aanmelding wordt daar een button (sleutel) of een RF ID kaart voor gebruikt. In de meeste gevallen is hier een personeelsnummer en dus een persoon aan gekoppeld.
Het beheer van deze basisgegevens is belangrijk en bevindt zich in de module Management.

Wagenpark

In de module Management vindt u het menu wagenpark. Hier bevinden zich diverse menu opties. Deze worden hier beschreven.

Beheer voertuiggroepen

Voordat voertuigen toegevoegd kunnen worden aan het systeem, dient u minimaal één voertuiggroep aan te maken. Door het toevoegen van voertuiggroepen kunt u de verzamelde informatie presenteren per groep; u kunt de geregistreerde gegevens beter vergelijken, bijvoorbeeld op basis van type werk of regio. Tevens kunt u gebruikers van Fielddesk op deze manier toegang geven tot een gedeelte van het wagenpark (inloggen).
Het toevoegen van een voertuiggroep vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Beheer voertuiggroepen' aan;
2. Klik op [toevoegen] om een nieuwe groep aan te maken;
3. In de kolom 'voertuiggroep' kunt u nu de naam ingeven van de voertuiggroep. Tevens kunt u een vestiging kiezen in de kolom vestiging;
4. Zorg dat de groep geactiveerd is;
5. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

In de kolom 'voertuigen' ziet u hoeveel voertuigen in de betreffende groep geplaatst zijn.

Toevoegen voertuig

Normaal gezien is dit scherm leeg. Op het moment dat er een systeem in een voertuig wordt gemonteerd en de verbinding met de Fleet Complete server wordt gelegd dan verschijnt dit voertuig hier als regel in het overzicht. U voert hier een extra controle uit voordat het voertuig wordt toegevoegd aan uw data.

De volgende kolommen worden in het overzicht getoond:

Als het getoonde voertuig van u is, kunt u deze toevoegen. Het toevoegen van een voertuig vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Toevoegen voertuig' aan;
2. Klik op [toevoegen] voor het voertuig dat u toe wilt voegen;
3. U komt in het scherm waarin u detailinformatie van het voertuig ingeeft (beheer voertuigen).
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
5. Het voertuig verdwijnt uit het overzicht 'toevoegen voertuig' en verschijnt in het overzicht bij 'beheer voertuigen'.

Kort nadat u het voertuig toegevoegd heeft, verschijnen de ritten in de rapportage en wordt het voertuig getoond op de live kaart.

Let op!
Het is van belang dat u kort nadat het systeem is gemonteerd, het voertuig toevoegt. Tot die tijd worden de ritten in een tijdelijk bestand opgeslagen. Deze opslag werkt vertragend op het programma. Vandaar dat dit bestand ongeveer 2 maanden nadat het voertuig is gemonteerd, wordt geledigd. U (de hoofdbeheerder) ontvangt een waarschuwing via email als een voertuig langer dan 30 dagen in deze lijst staat. Indien het voertuig is verdwenen, kunt u een aanvraag indien bij Fleet Complete (online service) voor het alsnog toevoegen van dit voertuig. Hieraan zijn kosten verbonden.

Beheer voertuigen

Nadat het voertuig is toegevoegd, verschijnt het voertuig in dit overzicht. Hier kunt u per voertuig gegevens wijzigen, indien nodig.

De volgende kolommen worden in het overzicht getoond:

Het wijzigen van voertuiggegevens vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Beheer voertuigen' aan;
2. Klik op [wijzigen] voor het voertuig waarvan u gegevens wilt wijzigen;
3. Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Vul hier de gewenste gegevens in.
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

Tabblad 'voertuiggegevens'

Tabblad 'klantspecifieke kolommen'

Dit tabblad is standaard leeg maar kan gevuld worden met gegevens die u op voertuigniveau wilt bijhouden of die u wilt gebruiken in de rapportages.
Via de menu optie 'voertuig velden' kunt u zelf velden toevoegen. Deze worden toegevoegd aan dit scherm en kunnen vervolgens per voertuig door u ingevuld worden (voertuigvelden).

Tabblad 'km stand voertuig'

Op dit tabblad kunt u de door de fiscus vereiste kilometer correctie doorvoeren (correctie km stand). Minimaal eenmaal per jaar voert u hier de kilometerstand van de teller van het voertuig in, zodat de correctie doorgerekend kan worden over de afgelopen periode.
Het toevoegen van de kilometerteller van het voertuig vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik op 'beheer voertuigen' en ga naar tabblad 'km stand voertuig';
2. Klik op [voeg km stand voertuig toe].
3. Kies vervolgens de datum.
4. Als de datum geselecteerd is, kunt u het tijdstip aanpassen in de kolom [datum en tijdstip] en de km stand van het voertuig invoeren bij de kolom [km stand voertuig].
5. Klik dan op [ok] om te bevestigen.

Met deze gegevens berekent onze software vervolgens het procentuele verschil tussen de beide systemen (voertuig en boordcomputer) met terugwerkende kracht en corrigeert de gereden afstanden naar rato van de oorspronkelijke afstanden. Dit wordt vastgelegd in een separate kolom 'afstand (corr)' die enkel opvraagbaar is in de fiscale rapportage in FieldLog.
Indien u de correctie niet met terugwerkende kracht wilt laten berekenen over alle gegevens maar bijvoorbeeld vanaf 01-01-2012 dan vult u twee correctieregels per voertuig in. Op de eerste correctieregel geeft u de kilometer stand van de boordcomputer van het voertuig op 01-01-2012 in (deze kunt u opvragen in een ritrapport in FieldLog). Op de tweede correctieregel geeft u de meeste recente stand van de kilometerstand van de teller van het voertuig in.

Tabblad 'default bestuurder'

Op dit tabblad kunt u de vaste berijder, aangemaakt via beheer medewerkers, van het voertuig invullen. U doet dit ook indien u geen buttonreader gebruikt voor de identificatie van medewerkers op het voertuig.  Tevens kunt u een historie van de berijders per voertuig bijhouden. Het kan zijn dat de ‘eigenaar’ van een voertuig wisselt. Als dat gebeurt, kunt u hier aangeven gedurende welke periode welke bestuurder ‘eigenaar’ is. Dit is een eis van het RRS Keurmerk ritregistratie. Let erop dat als u een regel heeft toegevoegd u deze regel niet meer kunt wijzigen, tenzij u de einddatum leeg laat en de begindatum nog niet verstreken is.

Indien een andere medewerker, met gebruik van zijn persoonsgebonden button, op dit voertuig rijdt, wordt de rit uiteraard op die persoon vastgelegd en niet op deze vaste bestuurder.

Indien u geen gebruik maakt van chauffeursidentificatie en u geeft hier geen default bestuurder aan dan worden alle ritten weggeschreven op medewerker 'bypass' met nummer 0000000000 en wordt er geen bezoektijd berekend in de rapportage.

Verwijderen van voertuigen

Verwijder het voertuig nooit, u verwijdert dan ook alle gegevens. Van voertuigen die niet meer in het wagenpark gebruikt worden, kunt u het systeem laten demonteren. Het volgende dient tevens te gebeuren.

• Indien u het systeem niet (binnen 1 jaar) gaat monteren in een ander voertuig, kunt u het beste uw abonnement schriftelijk opzeggen bij Fleet Complete (administratie@FleetComplete.nl). Het abonnement loopt ieder jaar stilzwijgend door
• U wijzigt de status van het voertuig naar offline; van het voertuig ontvangt u dan geen waarschuwingen meer via de email.
• U plaatst het voertuig in een aparte voertuiggroep. Dit is voor de overzichtelijkheid het beste.

Indien u het voertuig toch heeft verwijdert, kunt u een aanvraag indien bij Fleet Complete (online service) voor het herstellen van de gegevens. Hieraan zijn kosten verbonden.

Bewerk ritgegevens

Via deze menu optie kunt u het rittype van ritten wijzigen, een rit verplaatsen naar een andere medewerker, een ander project toekennen en gegevens herberekenen.

Rittype wijzigen

Een medewerker kan, indien aangesloten, het rittype van een rit wijzigen door gebruik van de rode knop in het voertuig (rode knop). Indien de knop incorrect bediend is, kan een gebruiker in Fielddesk achteraf het rittype van één of meerdere ritten aanpassen.
Het wijzigen van een rittype vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Bewerk ritgegevens' aan;
2. Geef het kenteken in en de datum/periode waarover u rittypes van ritten wilt wijzigen
3. Klik op [+] voor het voertuig; alle ritten in de geselecteerde periode worden nu getoond
4. Selecteer in de eerste kolom alle ritten die u wilt wijzigen (gebruik eventueel de knop [selecteer alles] onderaan het overzicht);
5. Klik op [groepsinstellingen; rittype] en selecteer het rittype aan waarin de geselecteerde ritten gewijzigd moeten worden.

Rit verplaatsen

Een medewerker kan, per abuis of omdat hij een reserve button mee had, zich met een incorrecte button op een voertuig hebben aangemeld. Een dergelijke rit kan een gebruiker achteraf in Fielddesk verplaatsen naar de correcte medewerker.
Het verplaatsen van ritten vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Bewerk ritgegevens' aan;
2. Geef het kenteken in en de datum/periode waarover u ritten wilt verplaatsen
3. Klik op [+] voor het voertuig; alle ritten in de geselecteerde periode worden nu getoond
4. Klik op [wijzig rit] knop voor de rit die u wilt verplaatsen
5. Selecteer bij [medewerker] de correcte medewerker uit de lijst en geef eventueel een opmerking in;
6. Klik dan op [ok] om te bevestigen.

Projectnummer wijzigen

Indien een projectnummer (niet correct) is toegewezen aan een medewerker kan de rit achteraf in Fielddesk toegewezen worden aan het correcte projectnummer. In geval van gebruik van speciale toepassingen is een meer gebruikersvriendelijke methode beschikbaar (correctie scherm).
Het wijzigen van een projectnummer vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Bewerk ritgegevens' aan;
2. Geef het kenteken in en de datum/periode waarover u projectnummers wilt aanpassen
3. Klik op [+] voor het voertuig; alle ritten in de geselecteerde periode worden nu getoond;
4. Klik op [wijzig rit] knop voor de rit waarvan u het projectnummer wilt aanpassen
5. Pas het projectnummer aan;
6. Klik dan op [ok] om te bevestigen.

Herberekenen

Nadat de ritgegevens zijn binnengekomen op de servers van Fleet Complete, worden diverse berekeningen uitgevoerd alvorens de gegevens getoond worden in Fielddesk. Hierbij kunt u denken aan het berekenen van de bezoektijden, de adressen, de POI's, de reis en werktijden etc.
U heeft binnen de applicatie diverse mogelijkheden om instellingen te wijzigen en nieuwe gegevens aan te maken. In bepaalde gevallen kan het gewenst zijn om die nieuwe instellingen toe te passen op gegevens die al in Fielddesk aanwezig en berekend zijn. In dat geval dient u de gegevens over die periode te herberekenen.
Er zijn twee methodes:
I. Herberekenen van een grote hoeveelheid gegevens van meerdere voertuigen (dit proces kan rekening houden met eerdere gedane mutaties op de data). Het herberekenen van gegevens vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Bewerk ritgegevens' aan;
2. Klik op [uitvoeren; herberekenen];
3. Selecteer de kentekens en de periode waarover u ritten wilt herberekenen;
4. Geef aan welke herberekeningen eventueel niet uitgevoerd moeten worden (zet de optie 'reeds handmatig bewerkte ritten overslaan' niet zomaar uit; u zou daarmee alle door u doorgevoerde correcties in die periode verwijderen)
5. Klik dan op [ok] om te bevestigen.

II. Herberekenen van enkele ritten per voertuig (dit proces houdt geen rekening met eerdere gedane mutaties op de data). Ook deze mogelijkheid vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Bewerk ritgegevens' aan;
2. Geef het kenteken in en de datum/periode waarover u ritten wilt herberekenen
3. Klik op [+] voor het voertuig; alle ritten in de geselecteerde periode worden nu getoond
4. Selecteer in de eerste kolom alle ritten die u wilt herberekenen (gebruik eventueel de knop [selecteer alles] onderaan het overzicht);
5. Klik op [uitvoeren; herberekenen per voertuig]; de gegevens worden direct herberekend.

Let op!
Zodra u de actie 'herberekenen' heeft gestart, worden alle gegevens over die periode opnieuw berekend. Dit kan wat tijd in beslag nemen. Het bekijken van de nieuwe resultaten kan zodra dit proces is afgerond. Normaal gezien neemt dit 0,5-1 uur in beslag. U kunt in de rapportage de kolom 'sync' activeren; deze is geactiveerd als de betreffende regel reeds is herberekend op basis van de laatst ingestelde waarden.

Voertuigvelden

Via de menu optie 'voertuig velden' kunt u zelf voertuig gebonden velden toevoegen. Dit zijn velden waarmee u informatie op voertuigniveau wilt bijhouden (bijvoorbeeld merk en model) en/of velden die u wilt gebruiken in de rapportages, denk hierbij aan het berekenen van de kosten per voertuig, opvolging van leasecontracten, onderhoudsmeldingen etc. (kolommen)
Het toevoegen van voertuigvelden vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'.

1. Klik de optie 'Voertuigvelden' aan;
2. Klik op [toevoegen] om een nieuw veld aan te maken;
3. Geef aan of het een numeriek (cijfers), alfanumeriek (combinatie cijfers en letters) of datum veld is en vul de veldnaam in;
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

Deze aangemaakte velden worden toegevoegd aan het tabblad 'klantspecifieke kolommen' en kunnen vervolgens per voertuig door u ingevuld worden (beheer voertuigen).

Medewerkers

In de module Management vindt u het menu medewerkers. Hier bevinden zich diverse menu opties. Deze worden hier beschreven.

Beheer medewerkersgroepen

Voordat medewerkers aangemaakt kunnen worden aan het systeem, dient u minimaal één medewerkersgroep aan te maken. Door het toevoegen van medewerkersgroepen kunt u de verzamelde informatie presenteren per groep; u kunt de geregistreerde gegevens beter vergelijken, bijvoorbeeld op basis van type werk of regio. Tevens kunt u bepaalde instellingen, zoals regelingen voor werk- en reistijd per groep definiëren. Tot slot kunt u gebruikers van Fielddesk op deze manier toegang geven tot een data van één of meerdere groepen (inloggen in Fielddesk).
Het toevoegen van een medewerkersgroep vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Medewerkers'.

1. Klik de optie 'Beheer medewerkersgroepen' aan;
2. Klik op [toevoegen] om een nieuwe groep aan te maken;
3. Op het tabblad 'Algemeen'; geeft u het volgende in:
   1. Bij 'naam' de omschrijving van de medewerkersgroep;
   2. Bij 'chef medewerkers' welke medewerker verantwoordelijk is voor deze groep. Dit is van toepassing indien het controleren en accorderen van de uren door deze persoon moet gebeuren (muteren van gegevens)
4. Op het tabblad 'Gebruik POI groepen' bepaalt u per medewerkersgroep in welke volgorde de toewijzing van POI's moet plaatsvinden op het moment dat geen gebruik wordt gemaakt van de digitale planning en een voertuig zich binnen meerdere poi's bevindt. THUIS poi's hebben daarbij altijd voorrang. Als eerste wordt een POI toegewezen die zich bevindt in de groep met prioriteit nummer 1. Staat het voertuig in twee POI's uit dezelfde POI groep dan kiest het systeem die POI waarvan het voertuig het dichtst bij het middelpunt ligt. U kunt bepaalde POI groepen ook geheel uitsluiten door [geactiveerd] uit te klikken.
5. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

In de kolom 'aantal' ziet u hoeveel medewerkers in de betreffende groep geplaatst zijn.

Beheer medewerkers

Via deze menu optie kunt u medewerkers toevoegen of per medewerker achteraf gegevens wijzigen.
De volgende kolommen worden in het overzicht getoond:

De medewerkers waaraan u een button heeft uitgegeven (voor identificatie op het voertuigsysteem) kunnen toegevoegd worden voordat of nadat de buttons in gebruik zijn genomen. Zodra een button wordt gebruikt in een voertuig, is het button nummer direct in Fielddesk bekend, ook als u deze nog niet zelf aangemaakt heeft. In dat geval kunt u achteraf de gegevens aan het nummer koppelen.
Standaard heeft u altijd een medewerker 'bypass' met nummer 0000000000 in het systeem. Op deze 'medewerker' worden alle ritten geregistreerd die geen medewerker kennen. In dat geval heeft men zich niet aangemeld met een button op het systeem voordat het contact is aan gezet. Dit kan indien men geen startblokkering heeft aangesloten op het systeem of indien men niet gaat rijden met het voertuig (men pauzeert bijvoorbeeld in het voertuig met airco, verwarming, radio aan). Indien er wel startblokkering is aangesloten op het systeem en u constateert ritten met afstand gereden op medewerker 'bypass' dan is er een storing en dient u contact op te nemen met Fleet Complete (online service).
Het toevoegen van een medewerker vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Beheer medewerkers'.

1. Klik de optie 'Beheer medewerkers' aan;
2. Klik op [toevoegen] om een medewerker toe te voegen;
3. Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Vul hier de gewenste gegevens in.
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

Let op!
Indien er twee buttons met hetzelfde nummer in gebruik zijn, worden de ritten van de laatst gebruikte button automatisch verplaatst naar nummer 0000000000 (bypass). Voor die rit wordt in het notitieveld een opmerking geplaatst 'medewerkersnummer al in gebruik' met hierachter het originele nummer van de button. U dient te zorgen dat deze button uit omloop wordt gehaald, geherprogrammeerd wordt en de ritten alsnog naar het button/personeelsnummer worden verplaatst.

Tabblad 'persoonlijke gegevens'

Op dit tabblad vult u de persoonlijke gegevens van de medewerker in.

Tabblad 'gebruikersgegevens'

Op dit tabblad vult u de gebruikersgegevens van de medewerker in. 

Tabblad 'klantspecifieke kolommen'

Dit tabblad is standaard leeg maar kan gevuld worden met gegevens die u op medewerkerniveau wilt bijhouden of die u wilt gebruiken in de rapportages.
Via de menu optie 'medewerker velden' kunt u zelf velden toevoegen. Deze worden toegevoegd aan dit scherm en kunnen vervolgens per medewerker door u ingevuld worden (medewerkervelden).

Functies

Dit tabblad is standaard leeg maar kan gevuld worden met functies die u op medewerkerniveau wilt vastleggen met als doel deze functies te kunnen koppelen aan de project tijdregistraties (‘muteren gegevens’ en de Time Tracker app).  Een medewerker kan namelijk op het ene project een andere functie (kostensoort) hebben dan op het andere project. Via de menu optie ‘functies’ kunt u zelf functies toevoegen. Deze kunnen dan vervolgens in dit tabblad geselecteerd worden.

Wijzigen en verwijderen van medewerkers

Het wijzigen van gegevens van een medewerker vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Medewerkers'.

1. Klik de optie 'Beheer medewerkers' aan;
2. Klik op [wijzigen] voor de medewerker waarvan u gegevens wilt wijzigen;
3. Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Vul hier de gewenste gegevens in.
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

Medewerkers dient u nooit te verwijderen; u verwijdert dan ook alle gegevens. Van de medewerker die uit dienst gaat, neemt u de button in. Deze kunt u herprogrammeren met een nieuw nummer voor een eventuele nieuwe medewerker. De medewerker die uit dienst is, plaatst u in een aparte medewerkersgroep. Dit is voor de overzichtelijkheid het beste.
Indien u de medewerker toch heeft verwijdert, kunt u een aanvraag indien bij Fleet Complete (online service) voor het herstellen van de gegevens. Hieraan zijn kosten verbonden. Van een verwijderde medewerker worden de ritgegevens, als deze beschikbaar zijn, wel in de rapporten getoond.

Functies

Via deze menu optie kunt u functies aanmaken die u vervolgens wilt koppelen aan medewerkers. Doel is om deze functies te kunnen gebruiken bij de tijdregistratie van projecten (‘muteren gegevens’ en de Time Tracker app).  Een medewerker kan namelijk op het ene project een andere functie (kostensoort) hebben dan op het andere project.

1. Klik de optie ‘Functies’ aan;
2. Klik op [toevoegen] en vul een functie omschrijving in.
3. Geef [ok]

Medewerkervelden

Via deze menu optie 'medewerker velden' kunt u zelf medewerker gebonden velden toevoegen. Dit zijn velden waarmee u informatie op medewerkerniveau wilt bijhouden (bijvoorbeeld rijbewijs, geboortedatum) en/of velden die u wilt gebruiken om te tonen en/of mee te rekenen in de rapportages, denk hierbij aan het berekenen van de kosten per medewerker etc. (kolommen)
Het toevoegen van medewerker velden vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Medewerkers'.

1. Klik de optie 'Medewerker velden' aan;
2. Klik op [toevoegen] om een nieuw veld aan te maken;
3. Geef aan of het een numeriek (cijfers), alfanumeriek (combinatie cijfers en letters) of datum veld is en vul de veldnaam in;
4. Geef [ok] om de instellingen te bevestigen

Deze aangemaakte velden worden toegevoegd aan het tabblad 'klantspecifieke kolommen' en kunnen vervolgens per medewerker door u ingevuld worden (beheer medewerkers).