Bepaalde gegevens kunnen door u in het systeem aangepast worden. Deze wijzigingen variëren van het wijzigen van het rittype van een rit (van zakelijk naar privé of vice versa) tot het aanpassen van projectgegevens en bijbehorende activiteiten. Drie onderdelen worden in dit scherm besproken. Het eerste onderdeel bevindt zich in de standaard software van Fielddesk. Het tweede en derde onderdeel wordt vrijgegeven bij aanschaf van de module FieldPay.
Wijzigen van rittype en/of medewerker
Deze methode is beschikbaar in de standaardsoftware en is met name geschikt voor het wijzigen van rittypes (zakelijk naar privé en vice versa) als over een lange periode de rode knop ('Registratiesystemen') foutief is gebruikt.
Naast het wijzigen van rittypes kunt u hiermee ook ritten wijzigen van medewerker (iemand heeft bijvoorbeeld voor de registratie van zijn gegevens de sleutel/button van een ander gebruikt).
Het wijzigen van deze gegevens vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Wagenpark'. ('Bewerk ritgegevens').
Bewerk diensten
Deze optie wordt beschikbaar gesteld in de module FieldPay.
Op basis van de automatische dienstenberekening worden in dit scherm de berekende tijden van de medewerker getoond; het onderscheid tussen reis- en werktijd. Daarnaast bevat het overzicht diverse mogelijkheden om, daar waar nodig, eenvoudig mutaties door te voeren.
Weekoverzicht
Als u het scherm opstart, ziet u een weekoverzicht per medewerker.
Dit scherm geeft u direct inzicht in de volledigheid van de berekende gegevens; is correctie nodig of niet. Er zijn drie kolommen beschikbaar die u helpen bij de beoordeling:
Geldige werktijd | De gemiddelde werktijd in de betreffende week wijkt meer dan 25% af van de contracturen. |
Geldige heen- en terugreis | Staat op ‘goed’ als het systeem op iedere dag zowel heenreis als een terugreis heeft berekend.* |
Registratie + dienst | Staat op ‘goed’ als op alle dagen waarop ritregistratie heeft plaatsgevonden ook een dienst is berekend. |
Verder worden nog de volgende kolommen getoond:
Diensten | Het aantal berekende diensten wordt getoond. In principe wordt hier gekeken naar het maximaal ingestelde diensten bij de medewerker. Er wordt wel altijd een dienst berekend als men op een zakelijke poi is geweest, ook al wordt daarmee het maximaal aantal diensten overschreden. |
Gemiddelde werktijd | De gemiddelde werktijd van de vastgestelde diensten |
Gemiddelde reistijd | De gemiddelde reistijd van de vastgestelde diensten |
Fielddesk | De week is goedgekeurd in Fielddesk |
De lege velden onder de kolommen, kunt u gebruiken om op de gegevens te filteren. U wilt bijvoorbeeld alleen de medewerkers van een bepaalde groep zien.
In de meeste gevallen zal een incorrecte ‘heen- en terugreis’ betekenen dat een meerijder zich op één of meerdere dagen niet correct heeft aangemeld. In onderstaand voorbeeld ziet u dat dit op maandag, dinsdag en vrijdag het geval is. De gegevens kunt u eenvoudig aanvullen zodat ze alsnog correct worden doorberekend.
Diensten per week
Indien de regel van een medewerker wordt opengeklapt via de [+] toets, wordt iedere dienst apart op een regel grafisch getoond.
In dit diensten overzicht ziet u op iedere regel een berekende dienst staan. De volgende informatie wordt getoond:
 | Mogelijkheid om de dienst in detail te bekijken en/of te wijzigen |
 | Mogelijkheid om snel de gegevens van de dienst te wijzigen |
 | Hiermee kunt u een dienst verwijderen indien deze ten onrechte is bepaald |
| Dienstnummer | Het nummer van de dienst |
| Dag | De naam van de dag van de week |
| Werktijd | De bruto werktijd: tijd tussen eind heenreis en start terugreis. Een afwijking (werktijd/contracturen) van minder dan 80% wordt in zwart getoond, een afwijking tussen 50% - 80% wordt in oranje getoond, een afwijking van meer dan 50% wordt in rood getoond. |
| Reistijd | De totale reistijd die voor vergoeding in aanmerking komt (dus voordat de cao regels zijn toegepast) |
| Afstand | De totale reisafstand die voor vergoeding in aanmerking komt |
| 0-24 | Het grafisch overzicht toont vakjes van een uur. De gekleurde blokjes geven snel inzicht in het verloop van de dienst. Groen staat voor berekende diensttijd. Geel staat voor reistijd binnen de diensttijd die voor vergoeding in aanmerking komt. |
| Bekende lokaties | Het aantal locaties tijdens de dienst die bekend zijn als poi's (zakelijke adressen!). Indien dit 0 is wordt dit in rood getoond. |
| Juistheid dienst | Wat is de nauwkeurigheid van de berekening van de dienst (zie voor berekening hieronder paragraaf 'juistheid dienst'). Een dienst met een percentage >80% hoeft u zo goed als zeker niet aan te passen. Een percentage >80% wordt in zwart getoond, een percentage tussen 50% - 80% wordt in oranje gettond, een percentage <50% wordt in rood afgedrukt. |
 | Het toevoegen van een dienst als deze niet berekend is |
 | Het accorderen van de gehele week: hierna kan niets meer gewijzigd worden! |
| Pauze | De ingestelde pauze per dag voor de medewerker |
| Geldige werktijd | De gemiddelde werktijd in de betreffende week wijkt meer dan 25% af van de contracturen |
| Geldige heen- en terugreis | Staat op ‘goed’ als het systeem op iedere dag zowel heenreis als een terugreis heeft berekend. |
| Registratie + dienst | Staat op ‘goed’ als op alle dagen waarop ritregistratie heeft plaatsgevonden ook een dienst is berekend |
Week herbereken | Indien u diverse wijzigingen heeft uitgevoerd maar graag weer de originele instellingen wenst, kunt u deze knop gebruiken om de week opnieuw te berekenen volgens originele instellingen. |
Juistheid dienst
In het overzicht wordt het % de juistheid van de berekende diensten getoond. Dit % vertelt u in hoeverre de berekende tijdregistraties wellicht correctie vergen. Voor het bepalen van het % wordt de nauwkeurigheid als uitgangspunt genomen. Deze wordt per dienst als volgt bepaald:
- De afwijking in de afstand tussen de heenreis en de terugreis. Bijvoorbeeld de heenreis is 50 km en de terugreis is 55. De nauwkeurigheid is dan 91% (50/55*100)
- De afwijking tussen de bruto werktijd en de contracttijd (incl. pauze). Bijvoorbeeld de bruto werktijd is 7,5 uur en de contracttijd is 8 uur en de pauze 0,5 uur. De nauwkeurigheid is dan 88% (7,5/8,5*100)
De totale nauwkeurigheid van de dienst in dit voorbeeld is (91+88)/2=89%
Dienst wijzigen
Te allen tijde kunt u diensten wijzigen. Dit kan op twee manieren:
Diensttijden direct aanpassen
Via de knop kunt u direct de werktijd, de reistijd en de afstand aanpassen.
Diensttijden aanpassen via toewijzen ritten en bezoeken
Via de knop 
krijgt u het detailscherm zoals ook beschreven bij toevoegen van een dienst.
Het scherm is als volgt opgebouwd:
Diensten per week | Via deze balk kunt u met de [pijl rechts] volgende diensten bekijken. Het kan zijn dat op de volgende dag registraties zijn die aan de getoonde dienst toegevoegd moeten worden. Door op de [pijl rechts] te drukken worden regels toegevoegd aan het ‘details’ overzicht tot maximaal 24 uur na start getoond dienst óf tot maximaal start van de eerstvolgende berekende dienst. |
Totaal regel | Deze regel geeft de totaalgegevens van de heenreis, werktijd en terugreis weer. Deze gegevens worden automatisch aangepast als u de details aanpast. Ook kunt u deze gegevens direct in de betreffende kolommen aanpassen. Let erop dat de afstand die u eventueel invult of wijzigt bij de heenreis en de terugreis voor 100% is toegewezen aan een rol van de medewerker op het voertuig (alleenrijder, bestuurder of meerijder). |
Details | De details tonen alle registraties zoals u die kent uit de FieldLog rapportage; zowel de ritten als de bezoeken worden getoond. Als de medewerker in de ochtend start vanaf het huisadres en later die dag eindigt op het huisadres ziet u dat weergegeven met een huisje. Aan het begin ziet u twee kolommen die van belang zijn en die soms zijn aangevinkt en soms niet.
|
Knoppen ok, volgende en annuleren | Met de knop [ok] bevestigt u de gehele week. Hiermee gaat u terug naar het weekoverzicht. Met de knop [volgende] kunt u eenvoudig naar de volgende dag scrollen. U hoeft niet het scherm te verlaten om de rest van de week te zien/muteren. |
In deze kolom staan bezoeken (afstand is altijd gelijk aan 0 en medewerkertype is leeg) en ritten aangevinkt. Degenen die aangevinkt zijn vallen volgens de berekening binnen de werktijd. Indien dit de incorrecte ritten/bezoeken zijn, vinkt u deze uit en de correcte aan. U ziet dat de gegevens in de totaalregel direct worden aangepast.Voorbeeld:
Op de maandag is er geen reistijd berekend:
Door de ritten aan te vinken bij 
, wordt het wel berekend:
Let op!
Fleet Complete berekent de diensten dynamisch. Dat betekent dat wij automatisch bepalen wat ‘huisadressen’ zijn en wat werkadressen zijn. Automatisch wordt een waarde aan de stoplocatie gegeven; we noemen dit een clustertype.
Zakelijke stop | Een stop die overlapt met aan actieve zakelijke POI (ingevoerd of geïmporteerd in FieldMap) |
Tussenstop | Een korte stop (tijd is bepaald in de reistijd instellingen in FieldPay) op de heenreis/terugreis of binnen de werktijd. |
Onbekende stop | Een voor het systeem nog onbekende stop (heeft nog geen kenmerk gekregen) |
Privé stop | De stop die geldt als begin en einde van de dienst |
In het dienstenscherm presenteren wij het voorstel van de berekening. Door hier wijzigingen op aan te brengen, worden deze clustertypes direct aangepast. Het systeem onthoudt uw wijzigingen en zal hier bij de eerstvolgende berekening rekening mee houden.
Het is mogelijk dat u het verzoek krijgt één van de stoplocaties te classificeren. U krijgt dan onderstaand scherm in beeld. Onderaan staat aangegeven hoe het systeem de locatie gaat behandelen. U kunt via het dropdown menu achter ‘type locatie’ dit aanpassen.
Het systeem is zelflerend en wordt met behulp van uw acties steeds nauwkeurig. Alles met als doel u zo min mogelijk te belasten met mutaties in de gegevens.
Als u muteert, is van belang te realiseren dat de aanpassing van invloed is op een volgende dienst die nog berekend moet worden en dus niet op diensten die reeds berekend zijn
Dienst toevoegen
U kunt een dienst toevoegen op iedere willekeurige dag in die week via de knop 
. In het scherm worden de dagen waarop ritgegevens zijn geregistreerd separaat aangegeven met het teken 
:
Eén van de dagen selecteert u in het scherm.
Het systeem geeft vervolgens een scherm waarin u gegevens kunt invoeren. Indien geregistreerde gegevens beschikbaar zijn, worden deze getoond.
In onderstaand scherm wordt een dag getoond die niet als dienst is berekend maar waarop dus wel ritregistratie heeft plaatsgevonden.
U hoeft nu enkel in de twee linkse kolommen aan te geven welke ritten tot de woonwerk reistijd behoren en welke ritten en bezoeken tot de werktijd.
Door de regels aan te vinken, verandert het scherm als volgt:
Na het activeren van de ritten en bezoeken, wordt automatisch het totaalscherm gevuld met de reistijd en afstand van de heenreis en de reistijd en afstand van de terugreis. Tevens wordt start en eind werktijd berekend.
U kunt ervoor kiezen om niet de ritten en bezoeken te selecteren maar direct de totale reistijd/afstand en werktijd in de totaalregel in te vullen.
Opmerking: in een dienst MOET altijd een heenreis en een terugreis opgegeven worden
De dienst wordt toegevoegd:
Bewerk urenregistratie
Deze optie wordt beschikbaar gesteld in de module FieldPay.
De via de automatische dienstenberekening berekende werktijd wordt in dit scherm toegewezen aan tijdregistraties (uursoorten). Per dienst wordt getoond welke uren verdeeld worden over projecten/opdrachten, over indirecte uren, over onbekende uren etc. Daarnaast bevat het overzicht diverse mogelijkheden om, daar waar nodig, eenvoudig mutaties door te voeren.
Weekoverzicht
Als u het scherm opstart, ziet u een week overzicht per medewerker.
Dit scherm geeft u direct inzicht in de volledigheid van de berekende gegevens; is correctie nodig of niet. Er zijn drie kolommen beschikbaar die u helpen bij de beoordeling:
Geldige werktijd | De gemiddelde werktijd in de betreffende week wijkt meer dan 25% af van de contracturen. |
Geldige heen- en terugreis | Staat op ‘goed’ als het systeem op iedere dag zowel heenreis als een terugreis heeft berekend.* |
Registratie + dienst | Staat op ‘goed’ als op alle dagen waarop ritregistratie heeft plaatsgevonden ook een dienst is berekend. |
Verder worden nog de volgende kolommen getoond:
Bevestiging week | Is de week al bevestigd door de medewerker (zie paragraaf ‘accordering’) |
Toegewezen | Hoeveel procent van de werktijd is gemiddeld per dienst toegewezen aan projecten/opdrachten |
Fielddesk | De week is goedgekeurd in FieldDesk |
De lege velden onder de kolommen, kunt u gebruiken om op de gegevens te filteren. U wilt bijvoorbeeld alleen de medewerkers van een bepaalde groep zien.
Diensten per week
Indien de regel van een medewerker wordt opengeklapt via de [+] toets, wordt iedere dienst apart op een regel grafisch getoond.
Dit toont op ieder tabblad de berekende dienst. Aan de linkerkant totaalgegevens van de dienst en rechts een detailscherm met de verdeling van de bruto werktijd naar tijdregistraties.
Het totaal overzicht toont de volgende informatie:
Start dienst | De starttijd van de werktijd |
Einde dienst | De eindtijd van de werktijd |
Werktijd (netto) | De bruto werktijd minus de pauze |
Pauzetijd | De pauze tijd (volgens ingestelde regels) |
Contracttijd | Het ingestelde aantal contracturen voor die dag bij die medewerker |
Tekort/overuren | Het verschil tussen netto werktijd en contracttijd (negatief indien netto werktijd < contracttijd) |
WW vergoed | De berekende (volgend ingestelde regels) reistijdvergoeding |
Het tijdregistratie overzicht toont de volgende informatie:
Toon planning | Mogelijkheid om de planning van de projecten/opdrachten voor die dienst te bekijken |
Wijzig pauze | Mogelijkheid om de ingestelde pauzetijd voor die dienst te wijzigen |
| | Mogelijkheid om gegevens van de tijdregistratie te wijzigen |
 | Hiermee kunt u een tijdregistratie verwijderen indien deze ten onrechte is bepaald |
Waarde | Tijd of aantal. In geval van een project of een opdrachttijd, is deze waarde de reistijd en de bezoektijd van het project/de opdracht |
Uursoort | De uursoort die gekoppeld is aan de tijdregistratie en bepaalt hoe deze tijd berekend wordt |
Project | Het project dat gekoppeld is aan de tijdregistratie (dit veld wordt automatisch gevuld als de planning overeenkomt met de uitvoering)) of door de medewerker via de Projecttime app is geselecteerd |
Activiteit | De activiteit die gekoppeld is aan het project (dit veld wordt automatisch gevuld als deze gepland was of door de medewerker via de Projecttime app is geselecteerd (verplicht veld!) |
Functie | De default functie van de medewerker of de door de medewerker via de Projecttime app opgegeven functie (verplicht veld) |
Item | Een uursoort kan verschillende onderdelen hebben; het betreffende onderdeel kan hier geselecteerd worden. |
Status | De status van de accordering van de tijdregistratie. Deze is met name van belang bij gebruik van de Projecttime app |
Beoordeeld door | Degene die de tijdregistratie heeft beoordeeld (goedgekeurd of afgekeurd). Dit is met name van belang bij gebruik van de Projecttime app |
Notitie | De notitie die aan de tijdregistratie is gekoppeld |
Totale uren | Het totaal aantal bruto uren |
Toegewezen uren | Deze staat op 100% indien de volledige bruto werktijd is toegewezen aan aan projecten/opdrachten |
Knop [Bevestigen dienst] | Accorderen dienst |
Knop [ toevoegen] | Het toevoegen van een tijdregistratie als deze niet berekend is |
Tijdregistratie toevoegen
U kunt een tijdregistratie toevoegen aan iedere willekeurige dienst in die week via de knop 
. Dit kan handig zijn als bepaalde uren bijvoorbeeld niet geregistreerd zijn maar wel uitgevoerd, thuiswerk bijvoorbeeld.
Het systeem geeft vervolgens een scherm waarin u gegevens kunt invoeren.
De volgende gegevens kunnen ingevoerd worden:
Uursoort | U kunt hier kiezen uit de aangemaakt uursoorten |
Project/activiteit | Indien u een uursoort heeft gekozen waaraan een project (kan) worden gekoppeld, kunt het project en de bijbehorende activiteit opgeven |
Item | Indien u een uursoort heeft gekozen waaraan diverse items zijn gekoppeld, kunt u hier het betreffende item selecteren |
Functie | U kunt hier functie van de medewerker opgegeven |
Duur | U kunt hier de duur van de toe te voegen tijdregistratie opgeven |
Notitie | U kunt hier een extra opmerking toevoegen |
Uursoorten
Van alle indirect geplande uren en werkelijke geregistreerde uren wordt een tijdregistratie gemaakt. Een tijdregistratie is altijd gekoppeld aan een uursoort. De uursoort bepaald hoe de tijd afgehandeld moet worden in de nacalculatie en de verloning.
Het is dus van belang vooraf in het systeem bekend te maken welke uursoorten bij u van toepassing zijn. Zie hiervoor de paragraaf ‘uursoorten’ in de module FieldPay.
De tijdregistraties die in het uren bewerk scherm getoond worden, betreffen die tijdregistratie die vallen binnen de bruto werktijd. Van de heenreis en de terugreis zijn de tijdregistraties (en dus de uursoort) al bekend. Deze zijn namelijk al bepaald in het diensten bewerk scherm.
Accorderen
Het systeem is uitgebreid met diverse goedkeuringsmogelijkheden. Goedkeuring is echter niet verplicht.
De volgende instellingen zijn van toepassing:
Goedkeuring | Deze instellingen zijn van toepassing als u gebruikt maakt van de Projecttime app (andoid of IOS) van Fleet Complete. U kunt de door de medewerker opgegeven uren laten goedkeuren door de uitvoerder. Hier bepaalt u of de uitvoerder dat moet doen en zo ja voor welke uren: de uren binnen de werktijd (tijdregistraties) en/of de uren woonwerk reistijd. Indien beiden instellingen gedeactiveerd zijn, kiest u ervoor de uren niet te laten goedkeuren door de uitvoerder. |
Bevestigen ‘week akkoord’ | Het klaarzetten van de gegevens voor export gebeurt op voorwaarde van het goedkeuren van de week. Dit gebeurt of door de medewerker zelf (via de Projecttime app) of door de ingelogde gebruiker via het ‘bewerk diensten’ scherm. Of u wilt dat deze extra goedkeuring plaatsvindt en zo ja door wie, geeft u hier aan. Indien u deze voorwaarde niet wenst, vinkt u ‘niet actief’ aan. |
Via de knop [accorderen] kunt u de week in één keer accorderen. Na accorderen kunnen gegevens niet meer gewijzigd worden!
Wie corrigeert?
Gegevens kunnen door gebruikers maar ook door medewerkers worden gewijzigd. U bepaalt wie er gegevens mag wijzigen. Hiervoor zijn twee instellingen bepalend:
- Het wijzigen van gegevens door gebruikers, bepaalt u via de autorisatie (Gebruikers).
- Autorisatie op de optie 'bewerk ritgegevens' in het menu 'wagenpark' in de Management module
- Autorisatie voor het ‘bewerk diensten’ of het ‘bewerk urenregistratie’ scherm in het menu van de module FieldPay.
- Het wijzigen van gegevens door medewerkers kan via
- Gebruik van de Projecttime app
- Gebruik van de medewerkerslogin in Fielddesk (zie buitendienst medewerkers)
Wat is gecorrigeerd?
In FieldLog zijn de volgende kolommen beschikbaar die u inzicht in de uitgevoerde acties per rit. U kunt deze kolommen zelf toevoegen aan de gewenste ritrapporten (Kolommen toevoegen).
Rit (auto) | Deze kolom geeft aan of ritten zijn vastgelegd door de in het voertuig gebouwde boordcomputer. Er zijn geen wijzigingen op de rit aangebracht. |
Rit (wijzig) | Deze kolom geeft aan of ritten zijn gewijzigd of handmatig zijn toegevoegd via het correctiescherm |
Rit (hand) | Deze kolom geeft aan of ritten handmatig zijn toegevoegd |
Wilt u inzicht in enkel de gemuteerde ritten dan vraagt u een filter op ‘Rit(wijzig)’ actief en ‘Rit(hand)’ niet actief.