De module FieldPay biedt u de mogelijkheid om te berekenen wat de werktijd en de uit te keren reisvergoeding per medewerker per dag is; de reisvergoeding gebaseerd op de Bouw CAO of op de bij uw bedrijf gehanteerde regelgeving. Tevens biedt FieldPay de mogelijkheid om de door de applicatie berekende gegevens, waar nodig, te muteren. In dit hoofdstuk informeren wij u over de berekening van de werktijd. Voor de berekening van de reistijd verwijzen wij u naar hoofdstuk ‘Geautomatiseerde reistijd vergoeding'.
Voor de mutatie van gegevens verwijzen wij u naar hoofdstuk ‘Muteren van gegevens'.
Indien u de werktijd wilt berekeningen voor uw medewerkers, is het van belang dat in de registratie van de gegevens onderscheid gemaakt wordt tussen deze werktijd en reistijd. Fleet Complete heeft hiervoor de dienstenberekening ontwikkeld. Het onderscheid tussen werk- en reistijd wordt dynamisch berekend.
Bruto werktijd
Bij de bepaling van de werktijd zijn een aantal zaken van belang:
- De ingestelde uursoorten
- Het gebruik van locaties
- De definitie
Uursoorten
Indien u automatisch werktijd wilt berekenen en/of wilt nacalculeren op projecten/opdrachten, moeten alle registraties gekoppeld worden aan een uursoort. Alleen dan is bekend hoe een bepaalde tijdregistratie uitbetaald moet worden. Voor alle mogelijke tijdregistraties is dus een uursoort nodig. Een uursoort bepaalt onder andere of de tijd gerelateerd moet worden aan een project/opdracht of niet.
- Ga naar de module ‘FieldPay’
- Klik op de optie ‘uursoorten’ onder het menu ‘instellingen'
- U kunt hier een nieuwe uursoort toevoegen of een bestaande wijzigen.
- Vul onderstaande zaken in:
| Classificatie en Default | Is het een project/opdracht gerelateerde uursoort of niet?
|
| Naam | De naam van de uursoort |
| Veldtype | Bepaalt in welk formaat een tijdregistratie met deze uursoort geregistreerd wordt. Mogelijke types: time (hh:mm), decimal (getal) of boolean (keuze uit actief/niet actief). |
| Goedkeuring vereist | Bepaalt of een tijdregistratie met deze uursoort in aanmerking komt voor goedkeuring door uitvoerder |
| Selecteren | Bepaalt met welke pictogram de tijdregistratie met deze uursoort getoond wordt in de Time Tracker app |
| Project | Bepaalt of bij een tijdregistratie met deze uursoort verplicht een project opgegeven moet worden |
| Nr. uursoort | Het unieke karakter dat aan deze uursoort is gekoppeld. Moet overeenkomen met het nummer van een uursoort die door de klant wordt aangeleverd (import) |
| Kleur | Bepaalt in welke kleur de tijdregistratie met deze uursoort getoond wordt in de Time Tracker app |
Zodra uursoorten aangemaakt zijn, worden alle tijdregistraties omgezet in uursoorten.
Gebruik van locaties
Via de reguliere ritrapportage heeft u al inzicht in werktijden. De bezoektijden tussen alle vastgelegde ritten worden berekend; u weet wat de tijdsbesteding van de medewerkers is op de diverse adressen. Door aan de adressen ook voor u herkenbare omschrijvingen te geven (' Benoemen van locaties (POI)'), wordt het beeld nog duidelijker.
Door de locatie niet alleen een naam (poi) te geven maar ook een typering (poi type), kunnen we het onderscheid maken tussen adressen die als werk beschouwd worden en adressen die niet als werk beschouwd worden.
De dienstenberekening bepaalt naast de heenreis en de terugreis ook de werktijd van een medewerker. Maar de nauwkeurigheid van het bepalen van de werktijd binnen de dienst wordt wel vergroot door het gebruik van poi’s.
Juiste toewijzing POI
Van groot belang bij deze werkwijze is dat de (juiste) POI aan de locatie van de medewerker wordt toegekend. De kans bestaat dat uw werkadressen elkaar overlappen om dat de locatie van uw klanten dicht bij elkaar liggen. We kunnen de gebieden verkleinen maar dat maakt de kans weer groter dat het voertuig niet exact binnen het gebied het voertuig parkeert.
Wij hebben hiervoor twee oplossingen:
Prioriteit POI's
U kunt de POI's onderverdelen in groepen. Per medewerkersgroep kunt u vervolgens bepalen welke POI groepen voorrang hebben boven de andere.
Het bepalen van deze prioriteit vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Medewerkers'.
- Klik de optie 'Beheer medewerkersgroepen' aan;
- Klik op [wijzig] bij een medewerkersgroep en ga naar het tabblad 'Gebruik POI groepen'.
- Klik op [geactiveerd] om een POI groep helemaal te deactiveren (deze POI's worden niet gebruikt bij de toewijzing van de locaties van de betreffende medewerkers) of geef een nummer aan wat de prioriteit bepaald van de toewijzing (1 is het hoogst).
(Digitaal) plannen van werkzaamheden
U kunt werkzaamheden digitaal plannen in DeskPlan, de planningsmodule van Fielddesk (of importeren vanuit een andere digitale planning). Doordat we de geplande POI (werklocatie) per medewerker kunnen koppelen aan de werkelijke POI van de medeweker, kunnen we exact bepalen of de betreffende tijd voor werktijd in aanmerking komt en welke niet. Dit is de meest nauwkeurige methode.
Indien u gebruik maakt van de planning, wordt werktijd dus enkel berekend over de tijd dat men binnen de dienst op een geplande werklocatie was!
De definitie
Voor de volledige berekening van de bruto werktijd moet vastgesteld worden of de reistijd (woonwerk) binnen of buiten de bruto werktijd valt. Tevens vallen ook de indirecte aanwezige uren binnen de bruto werktijd. In de rapportage van de werktijden stelt u in welke definitie van de bruto werktijd bij uw medewerkers van toepassing is.
Pauze
Van de bruto werktijd moeten we een pauzetijd in mindering brengen om de netto werktijd te bepalen. De pauzetijd kan per medewerkersgroep en zelfs per medewerker ingesteld worden.
Fielddesk kent hiervoor verschillende mogelijkheden:
- De ingevulde pauzetijd wordt in zijn geheel van de bruto werktijd in mindering gebracht
- De ingevulde pauzetijd wordt naar ratio op de bruto werktijd in mindering gebracht (30 minuten pauze en 4 uur werk, wordt 15 minuten pauze aftrek)
- Indien er minder dan 4 uur is gewerkt wordt slechts 25% van de ingevulde pauzetijd op de bruto werktijd in mindering gebracht.
Het bepalen van de pauzetijd vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Instellingen'.
- Klik de optie 'Tijdroosters' aan;
- Bepaal of je de pauzeregeling per medewerkersgroep of per medewerker in wilt stellen;
- Per medewerkersgroep: klik op de knop [wijzig] achter de betreffende medewerkersgroep
- Per medewerker: klik op de knop [+] voor de betreffende medewerkersgroep en klik vervolgens op de knop [wijzig] voor de betreffende medewerkers. De instelling 'default tijdtabel' wordt gedeactiveerd als de medewerker instellingen anders ingesteld zijn dan de medewerkgroep instellingen.
- Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Op het eerste tabblad 'Algemeen' geeft u onderaan het aantal minuten pauze aftrek per dag en de gewenste regeling in.
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
De 'pauzeregeling' moet geactiveerd staan om de 'netto werktijd' te berekenen.
Contracturen
Contracturen zijn de uren die aan de medewerker uitbetaald moeten worden als basisuren, op basis van het afgesloten arbeidscontract. U kunt deze per (groep) medewerker(s) instellen.
Het instellen van de contracturen vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Instellingen'.
- Klik de optie 'Tijdroosters' aan;
- Bepaal of je de contracturen per medewerkersgroep of per medewerker in wilt stellen;
- Per medewerkersgroep: klik op de knop [wijzig] achter de betreffende medewerkersgroep
- Per medewerker: klik op de knop [+] voor de betreffende medewerkersgroep en klik vervolgens op de knop [wijzig] voor de betreffende medewerkers. De instelling 'default tijdtabel' wordt gedeactiveerd als de medewerker instellingen anders ingesteld zijn dan de medewerkgroep instellingen.
- Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Op het tweede tabblad 'Weekdagen' geeft u per dag in de kolom 'contract-uren' het aantal basisuren in (klik op [wijzig] voor aan de betreffende regel en daarna op [ok]).
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Netto werktijd
Netto werktijd wordt berekend door van de bruto werktijd de pauzetijd in te houden. Verder moeten de indirecte afwezige uren hierbij opgeteld worden.
Reistijd verrekenen met leegloop
Naast werktijd wordt veelal ook reistijdvergoeding uitgekeerd (voor de berekening van de reistijdvergoeding verwijzen wij naar hoofdstuk 'Geautomatiseerde reistijd vergoeding'). Indien iemand korter werkt dan zijn contracturen dan kunnen we de uit te keren reisvergoeding verrekenen met deze leegloop uren (de tekort gewerkte tijd).
Het instellen van deze optie vindt u in de module 'FieldPay' onder het menu 'Reistijd instellingen'.
- Klik de optie 'Instellingen reistijd' aan;
- Geef bij 'Tekorte werktijd compenseren met reistijd' aan of u de reistijd wenst te verrekenen met tekort gewerkte tijd.
De tekort gewerkte tijd wordt, als dit correct is ingesteld, getoond in de kolom ‘leegloop’.
In FieldLog kunt u, in de FieldPay rapporten, de kolom ‘Reistijd (netto)’ (kolomgroep ‘Reistijd (FPay)’) toevoegen. Indien de kolom leegloop gevuld is zal de kolom ‘Reistijd’ met dat aantal uren, minuten verminderd worden. Dit resulteert in de kolom Reistijd ‘(netto)’.
Indirecte uren
Indirecte uren zijn uren die niet gerelateerd zijn aan opdrachten of projecten. Het kunnen aanwezige uren zijn, bijvoorbeeld overleg, cursus. Maar het kunnen ook afwezige uren zijn, bijvoorbeeld ziek, vakantie. Zij komen in Fielddesk beschikbaar als u deze plant (of importeert vanuit een planning) in Fielddesk..
De verschillende bij u voorkomende indirecte uren kunt u als uursoorten aanmaken in de module in de module 'FieldPay' (vanaf versie 1.37) onder het menu 'Uursoorten'.
- Klik de optie 'Beheer uursoorten' aan;
- Klik op [toevoegen];
- U kunt hier een nieuwe uursoort aanmaken. Geef minimaal de naam in en of het een betaalde of onbetaalde uursoort is
Overuren
Om de overuren te kunnen bepalen moeten de contracturen en de netto werktijd bekend zijn. Indien 'netto werktijd minus contracturen >0' dan is het verschil het aantal overuren. Indien 'netto werktijd minus contracturen <0' dan is het aantal overuren 0.
Overuren kunnen per dag, per week en per maand inzichtelijk gemaakt worden. In de laatste twee gevallen dient de instelling daarvoor geactiveerd te zijn.
Het instellen van de berekening van de overuren per week/maand vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Instellingen'.
- Klik de optie 'Tijdroosters' aan;
- Bepaal of je de instelling per medewerkersgroep of per medewerker in wilt stellen;
- Per medewerkersgroep: klik op de knop [wijzig] achter de betreffende medewerkersgroep
- Per medewerker: klik op de knop [+] voor de betreffende medewerkersgroep en klik vervolgens op de knop [wijzig] voor de betreffende medewerkers. De instelling 'default tijdtabel' wordt gedeactiveerd als de medewerker instellingen anders ingesteld zijn dan de medewerkgroep instellingen.
- Het geopende scherm toont u 4 tabbladen. Op het tweede tabblad 'Weekdagen' geeft u bij de parameter 'Overwerk en 'minderwerk' binnen de periode compenseren met andere werkdagen' aan of u de berekening van de overuren per week/maand wenst.
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Rapportage
De uiteindelijke berekeningen kunt u opvragen in de module FieldLog. Voor het rapporteren op reis- en werktijd is een speciale categorie rapporten beschikbaar, de FieldPay rapporten. Hier kunt u per dag/week/maand de diverse kolommen opvragen. (Rapportage (op uitzonderingen)).
Dit gaat als volgt:
- Start de module FieldLog;
- Selecteer een FieldPay rapport waaraan u FieldPay kolommen wilt toevoegen;
- Ga naar het menu 'beheer overzichten' en kies 'selecteer kolommen';
- Klik op de groep 'reistijd (Fpay)' en activeer de door u gewenste kolommen;
- Klik op [ok] als de instellingen akkoord zijn.
De volgende kolommen zijn onder andere beschikbaar:
Start werktijd | De start van de bruto werktijd, in hh:mm of decimalen |
Einde werktijd | Het einde van de bruto werktijd, in hh:mm of decimalen |
Bruto werktijd | De door de dienstenberekening berekende werktijd, in hh:mm of decimalen |
Netto werktijd | De bruto werktijd minus de pauze, in hh:mm of decimalen |
Contracturen | Het aantal uit te betalen basisuren |
Overuren | Het aantal uren dat de netto werktijd meer is dan het aantal contracturen. Indien niet dan 0. |
Leegloop | Het aantal uren dat de netto werktijd minder is dan het aantal contracturen. Leegloop is nooit lager dan 0. |
Looncodes
Via een speciale configuratie is het mogelijk om berekende (delen van) diensten om te zetten in looncodes. Afhankelijk van de tijdsduur en de tijdstippen betaalt u gewerkte en gereisde tijd uit.
Voorbeeld:
- U betaalt 130% voor de uren gewerkt op maandag tot en met vrijdag van 18:00 – 06:00 uur.
- U betaalt 150% voor uren vanaf vrijdag 18:00 uur tot en met zaterdag 23:59 uur etc.
In deze voorbeelden kan het zijn dat een dienst opgesplitst moet worden in twee delen. Een deel tegen 100% en een deel tegen 130%.
Dit wordt geregeld in een configuratie. Deze configuratie wordt volledig op uw wensen afgestemd. De gegevens, berekend op basis van deze configuratie, zijn opvraagbaar via een speciale rapportcategorie ’looncodes’. Indien u hierover informatie wenst, kunt u dat navragen bij projectburo@Fleet Complete.nl.
Indien u de werktijd wilt berekeningen voor uw medewerkers, is het van belang dat in de registratie van de gegevens onderscheid gemaakt wordt tussen deze werktijd en reistijd. Fleet Complete heeft hiervoor de dienstenberekening ontwikkeld. Het onderscheid tussen werk- en reistijd wordt dynamisch berekend.