De Fleet Complete oplossingen bieden u inzicht in de feiten, in hetgeen werkelijk is gebeurd. Deze informatie is van groot belang maar wordt nog interessanter op het moment dat u deze feiten gaat koppelen aan de (geplande) opdrachtgegevens. Door de vooraf bekende opdrachtgegevens te koppelen aan de gegevens over de uitvoering worden uw opdrachten automatisch nagecalculeerd (Geautomatiseerde project/opdracht nacalculatie) en bent u in staat om op een eenvoudige manier de reis-en werktijden (Geautomatiseerde reistijd vergoeding en Geautomatiseerde werktijd (en overuren) berekening) automatisch te berekenen. Daarnaast wordt uw administratie sneller en eenvoudiger.
Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende software applicaties (ERP, salaris etc.) noemen we 'integratie van gegevens'. Hierover gaat dit hoofdstuk.
Soorten interfaces
In feite zijn er twee manieren om gegevens tussen verschillende software systemen met elkaar uit te wisselen. Deze worden in deze paragraaf besproken.
Een projectmanager (projectmanagement) van Fleet Complete helpt u te bepalen welke methode het beste past bij de toepassing die u voor ogen heeft.
Uitwisseling van bestanden
Een veel gebruikte en redelijk eenvoudige methode is het uitwisselen van bestanden. De leveranciers van de software applicaties spreken met elkaar af welke gegevens, in welke vorm (vaak CSV of XLS), zij van elkaar nodig hebben. Vervolgens wordt in de ene software applicaties een export taak geagendeerd die ervoor zorgt dat de gegevens met een bepaalde frequentie beschikbaar worden gesteld op een tussenstation (vaak is dit een FTP (File Transfer Protocol) server). In de andere software applicatie wordt een import taak geagendeerd die ervoor zorgen dat de op de FTP beschikbare gegevens worden opgehaald en ingelezen.
In het geval van de Fleet Complete toepassingen is het veelal zo dat de opdrachtgegevens van de software applicatie van de klant geïmporteerd worden in Fielddesk en de uren per medewerker/opdracht vervolgens weer geëxporteerd worden naar diezelfde of een andere softwareapplicatie van de klant.
Het voordeel van deze methode is dat het redelijk eenvoudig te realiseren (lage ontwikkelkosten). Nadeel is dat het beheersaspect goed geregeld moet worden (in alle fases van het proces kan iets misgaan) en dat de gegevenswisseling tijd kost en dus zeker niet real-time is.
Fielddesk kent een eigen import- en export routine. Meer hierover in de paragraaf Importeren van bestanden en Exporteren van bestanden.
Webservice
Een methode die we tegenwoordig steeds meer zien is een webservice. Aan de kant van beide software applicaties wordt een webservice beschikbaar gesteld waarin die velden zijn opgenomen waarin de gegevens staan die uitgewisseld moeten worden. Een webservice is als het ware een database die continue gesynchroniseerd wordt met de werkelijke database. Een webservice kan door middel van het stellen van een vragen aan de andere webservice een direct antwoord (XML formaat) krijgen en daarmee dus actuele data zeer snel beschikbaar krijgen.
Nadeel van deze methode is dat veel software applicaties nog geen webservice hebben en de ontwikkeling ervan kostbaar is. Indien deze wel beschikbaar is, is veelal toch een ontwikkelaar benodigd is om e.e.a. goed in te richten.
Fleet Complete kent een aantal webservices; zij worden ingezet zodra real time gegevens uitwisseling vereist is, denk hierbij aan het 'ophalen van opdrachtgegevens met een spoedeisend karakter' en het 'aanleveren van GPS/locatie gegevens per voertuig'.
Importeren van bestanden
Indien u gegevens via een bestand wenst te importeren in Fielddesk, kan dat via de optie 'import' in de module FieldExport. In Fielddesk kunt u de volgende gegevens importeren: POI's, projectgerelateerde gegevens eventueel aangevuld met de planning ervan, (werk) opdrachten eventueel aangevuld met de planning ervan, voertuiggerelateerde gegevens (merk, type, normverbruik etc.), nieuwe ijkingen van de kilometerteller van het voertuig, default berijders van een voertuig, tankacties en medewerkers.
Hoe een en ander ingesteld moet worden, wordt hier beschreven.
Importsjabloon
Van belang is dat u eerst een sjabloon aanmaakt. In een sjabloon geeft u aan welke veld uit de Fielddesk database overeenkomt met de welke gegevens uit het te importeren bestand.
Het aanmaken van een importsjabloon vindt plaats in de module 'FieldExport' onder de optie 'Importeren'.
- Klik de optie 'import sjablonen' aan;
- Klik op [toevoegen] om een nieuw sjabloon aan te maken;
- Geef een naam van het sjabloon;
- Kies bij 'sjabloon type' het soort gegevens dat u wilt importeren. Afhankelijk van uw keuze verschijnen de bijbehorende Fielddesk velden (de velden waarachter een groen vinkje staat bij de kolom 'vereist' zijn verplichte velden)
- Geef bij 'bestandstype' aan wat voor type bestand u wilt importeren en, in geval van een CSV bestand, door welk scheidingsteken de gegevens gescheiden worden;
- Vervolgens klikt u per te importeren veld op [wijzig] voor de betreffende regel en vult de regel als volgt in:
- u vult de naam van de kolom waarin de gegevens van het te importeren veld staan of
- u vult het kolomnummer in waarin de gegevens van het te importeren veld staan of
- u vult een default waarde in; een vaste omschrijving in die voor iedere regel uit het importbestand van toepassing is (hiervan hoeft in het importbestand dus geen kolom beschikbaar te zijn)
- de defaultwaarde voor het land vult u altijd in het Engels in of als 2 letterige landcode, dus Netherlands of NL voor Nederland
- voor het poitype bij de import van poi's geeft u de omschrijving in van het type, exact overeenkomstig de omschrijving vermeld bij 'beheer poi's' in de management module.
- de defaultwaarde voor het land vult u altijd in het Engels in of als 2 letterige landcode, dus Netherlands of NL voor Nederland
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen.
Let op!
Bij het importeren van projecten is het veld 'projectmanager' vereist. Dit veld verwijst naar de gebruikersnaam (inlognaam) van de gebruiker (gebruiker). De projectmanager moet dus als gebruiker in Fielddesk bekend staan.
Importgroep
Een importgroep hoeft u alleen maar aan te maken in geval u een bestand wilt importeren:
- en er reeds gegevens in Fielddesk aanwezig zijn die u niet wilt 'archiveren' of overschrijven (u wilt wat er is laten staan en de gegevens uit het bestand toevoegen)
- en u meerdere bestanden van hetzelfde type wilt importeren zonder dat u wilt dat de gegevens van deze bestanden elkaar overschrijven.
Het aanmaken van een 'importgroep' vindt plaats in de module 'FieldExport' onder de optie 'Importgroepen'.
- Klik de optie 'import groepen' aan;
- Klik op [toevoegen] om een nieuwe groep aan te maken;
- Geef een naam van de groep;
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen.
Importtaak
Het agenderen van de import van een bestand vindt plaats in de module 'FieldExport' onder de optie 'Importeren'. Van een bestand dat u wilt agenderen voor de import maakt u eerst een sjabloon aan (importsjabloon).
Een agendataak wordt als volgt ingesteld:
- Klik de optie 'Import taken';
- U ziet drie tabbladen
- Op het eerste tabblad 'taak' geeft u
- de naam van de taak in;
- u activeert de taak;
- u geeft aan naar welk emailadres(sen) informatie gestuurd moet worden over het verloop van de import (import-emails);
- u geeft aan of de alle gegevens volledig geïmporteerd moeten worden of alleen de mutaties;
- indien van toepassing geeft u aan welke importgroep gehanteerd moet worden (Importgroep);
- u geeft de frequentie op van de uitvoering (vul de bij de periode behorende instellingen in; de einddatum hoeft niet gevuld te worden).
- Op het tweede tabblad 'sjabloon':
- selecteert u het sjabloon van het bestand dat u wilt importeren;
- geeft u aan of er rijen in het bestand staan, met uitzondering van de header, die overgeslagen moeten worden bij de import;
- geeft u aan of handmatige correctie gewenst is (import wachtrij)
- Op het derde tabblad 'FTP':
- Activeert u de export naar FTP;
- Geeft u het ip adres van de FTP server op (gevolgd door een eventuele mapnaam waarin het bestand geplaatst is);
- Geeft u de naam van het bestand in;
- Geeft de inlognaam en het wachtwoord op van de FTP server.
- Op het eerste tabblad 'taak' geeft u
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
Bij het importeren van bestanden moet u ervoor zorgen dat de gebruikte bestands- en mapnamen op de FTP geheel overeenkomen met de wijze waarop u deze invoert bij bovengenoemde FTP instellingen (deze zijn gevoelig voor hoofd- en kleine letters).
Import wachtrij
Bij het importeren van bestanden kunt u ervoor zorgen dat zodra er een 'fout' wordt geconstateerd, de import 'wacht' tot u heeft aangegeven hoe met deze fout moet worden om gegaan. Zodra u dat heeft gedaan, loopt de import verder. Dit is met name handig bij de allereerste import om snel te bekijken waar de import op vast loopt.
Import-emails
Van iedere importtaak die u uitvoert krijgt iemand van uw bedrijf minimaal 1 email. Deze email informeert u over het verloop van de import taak. Er zijn geslaagde en niet geslaagde import taken.
- Een niet geslaagde import taak wordt veroorzaakt door het niet (goed) kunnen ophalen van het bestand. In de email staat aangegeven wat het probleem is:
- FTP download mislukt: er kan geen verbinding worden gemaakt met FTP server of met het bestand op de FTP server (naam van map/bestand komt niet overeen met instellingen)
- Importbestanden niet gevonden
- Fout bij het lezen van kolommen
- Een wel geslaagde import taak ontvangt u als de import wel gelukt is. In de samenvatting wordt aangegeven hoeveel rijen wel/niet succesvol geïmporteerd/ge-update etc. zijn. Twee bijlagen informeren u vervolgens over hetgeen uitgevoerd is:
- Bijlage Details: deze bijlage geeft de genomen actie per rij aan
- toegevoegd: record bestond niet en is toegevoegd
- aangepast: record is qua inhoud aangepast is bestond reeds
- afgewezen: record kon niet gelezen worden
- ongeldig: record bevat geen of ongeldige gegevens
- naar archief: record dat gearchiveerd is omdat deze niet meer voorkomt in het geïmporteerde bestand
- van archief: record dat terug uit archief opgehaald is omdat deze (weer) voorkomt in het geïmporteerde bestand
- geen project relatie: record met poi die niet gekoppeld is aan een project
- overgeslagen: record dat overgeslagen is als gevolg van instelling bij 'rijen overslaan' of als gevolg van een record dat gelocked is (import functie)
- geblokkeerd: Records met actie 'afgewezen', 'ongeldig' en 'geen project relatie'. Van deze records wordt een separaat overzicht gestuurd waarin per geblokkeerde rij aangegeven worden in welke kolom het probleem zit
- records op slot: Betekent dat een medewerker is ‘locked’ en door een importtaak niet mag worden aangepast.
- Bijlage Errors: deze bijlage ontvangt u alleen als er rijen voorkomen die tijdens de import ‘geblokkeerd’ zijn; ze toont per geblokkeerde rij de kolom(men) waarop deze geblokkeerd zijn.
- Bijlage Details: deze bijlage geeft de genomen actie per rij aan
Exporteren van bestanden
Vanuit Fielddesk kunnen eenvoudig bestanden aangeleverd worden die geïmporteerd kunnen worden in een andere software applicatie. De door de leverancier opgegeven opbouw van het bestand, wordt gemaakt in FieldLog. U maakt als het ware een rapport wat overeenkomt met het gewenste bestandsformaat. Vervolgens gaat u dit rapport agenderen voor export naar een FTP server.
Het agenderen van de export van een bestand vindt plaats in de module 'FieldExport' onder de optie 'Exporteren'. Van een bestand dat u wilt agenderen voor de maakt u eerst een rapport aan in FieldLog (rapport ontwerpen).
Een agendataak wordt als volgt ingesteld:
- Klik de optie 'Export taken';
- U ziet vier tabbladen
- Op het eerste tabblad 'taak' geeft u
- de naam van de taak in;
- u activeert de taak
- u geeft aan dat u een rapport wilt agenderen
- u geeft de frequentie op van de uitvoering (vul de bij de periode behorende instellingen in; de einddatum hoeft niet gevuld te worden)
- Op het tweede tabblad 'selecteer scherm' geeft u aan welke rapporten u wilt agenderen. In geval van één of meerdere rapporten, doet u het volgende:
- Klik op [wijzig] vooraan het rapport dat u wilt agenderen
- Geef in het instellingen scherm de indeling van het rapport aan:
- Het bestandstype: geef aan wat voor type bestand u wilt exporteren en, in geval van een CSV bestand, door welk scheidingsteken de gegevens gescheiden worden;
- Of het bestand gecomprimeerd (ingepakt) moet worden
- Of de header ook geëxporteerd moet worden
- In geval van een CSV bestand: met welke scheidingsteken de kolommen gescheiden moeten worden
- De bestandsnaam (eventueel in combinatie met gebruik van jokers)
- Of er nog een filter toegepast moet worden op de inhoud van het rapport
- U kunt deze instellingen voor meerdere rapporten instellen die in dezelfde taak uitgevoerd moeten worden
- Het derde tabblad is in deze toepassing niet relevant
- Het vierde tabblad 'FTP' vult u indien u de rapporten in bestandsvorm met een bepaalde regelmaat wilt opslaan op een FTP
- Activeer de export naar FTP
- Geef het ip adres van de FTP server op (gevolgd door een eventuele mapnaam waarin het rapport bestand geplaatst moet worden)
- Geef de inlognaam en het wachtwoord op van de FTP server
- Op het eerste tabblad 'taak' geeft u
- Geef [ok] om de instellingen te bevestigen
Let op!
Met de optie [uitvoeren], voorafgaand aan de exporttaak, kunt u de exporttaak direct uitvoeren om te controleren of de taak geheel correct is ingesteld.
Bij het exporteren van bestanden moet u ervoor zorgen dat de gebruikte bestands- en mapnamen op de FTP geheel overeenkomen met de wijze waarop u deze invoert bij bovengenoemde FTP instellingen (deze zijn gevoelig voor hoofd- en kleine letters).