In de applicatie Fielddesk zijn er diverse mogelijkheden om de efficiency en inzet van uw wagenpark in de gaten te houden. Het begrip wagenparkbeheer is erg breed. Wij informeren u in dit hoofdstuk op welke gebieden Fielddesk een rol kan spelen bij het beheer.
Brandstofverbruik
Brandstofverbruikscijfers worden meestal gebaseerd op de door de medewerker handmatig ingevoerde kilometerstanden na de tankactie. Uit de praktijk blijkt dat het grote deel hiervan niet of niet nauwkeurig wordt ingevoerd. De getankte liters worden automatisch vastgelegd. Reden om deze liters te leggen naast de automatisch gegenereerde afstanden, vastgelegd door het voertuigsysteem van Fleet Complete.
Via de toepassing 'wagenparkbeheer' bieden wij u de mogelijkheid om de getankte liters, veelal digitaal aan u aangeleverd door uw brandstofleverancier, in te lezen/te importeren in Fielddesk en deze te matchen met de daar aanwezige afstanden (zie ook hoofdstuk Interfaces).
Het enige wat hiervoor nodig is, is dat wij periodiek de beschikking krijgen over de digitale tankinformatie: datum, tijdstip, kenteken, getankte liters. Overige informatie als tankplaats en afgerekende bedrag is gewenst maar niet noodzakelijk.
Met Travelcard hebben wij reeds een automatische interface. U hoeft hen enkel toestemming te geven voor het feit dat wij de beschikking krijgen over genoemde data. Zonder inspanning van uw kant, worden de tankgegevens periodiek ingelezen in Fielddesk.
Een interface met een andere leverancier is zeker mogelijk. Indien deze leverancier echter niet bereid is een automatisch interface met Fielddesk tot stand te brengen, is een periodieke actie van uw kant nodig (u dient periodiek een bestand met de benodigde gegevens beschikbaar te stellen).
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een aantal kolommen beschikbaar die meer inzicht geven in de tankacties en het brandstofverbruik van uw voertuigen. Onderstaande kolommen (kolomgroep brandstof) zijn in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| Tankbeurt(en) | Indien u in de rit rapportage alle tankacties wilt zien, filtert u deze kolom op 1.Een som van het aantal tankacties dat heeft plaatsgevonden in de geselecteerde periode |
| Getankte liters | Het aantal getankte liters in de geselecteerde periode |
| Getankte euro's | Het aantal getankte euro's in de geselecteerde periode |
| Euro per liter | Het gemiddeld aantal betaalde euro's per liter (over de gehele registratie periode) |
| Km per liter | Het verbruik in aantal gereden in kilometer per liter (over de gehele registratie periode) |
| Liter per 100 km | Het verbruik in aantal liters per 100 gereden kilometers (over de gehele registratie periode) |
| Euro per km | Het gemiddeld aantal betaalde euro's per kilometer (over de gehele registratie periode) |
De getoonde cijfers worden berekend over de gehele periode; er worden dus gemiddelden getoond die gebaseerd zijn op de gehele periode dat data van tankacties beschikbaar is.
Met de nieuwste systemen van Fleet Complete (vanaf 2015) is het tevens mogelijk uw brandstofniveau uit te lezen via Canbus. Van belang is wel dat uw type voertuig deze optie beschikbaar heeft. Meer informatie via info@FleetComplete.nl.
Uitstoot (van schadelijke stoffen)
Vandaag de dag is er veel aandacht voor de uitstoot van schadelijke stoffen, zoals CO2 (koolstofdioxide, broeikasgas), NOx (stikstof) en PM10 (fijnstof).
Omdat uw Fleet Complete systeem de gereden kilometers automatisch registreert is en per type/model voertuig bekend is wat de uitstoot per km is, is de totale uitstoot eenvoudig te bepalen. Van belang is dat u op voertuigniveau de uitstoot per categorie invoert. Deze velden zijn niet standaard beschikbaar in Fielddesk maar kunt u als voertuigveld zelf aanmaken (Beheer voertuigen en medewerkers).
Vervolgens kunt u in een nieuw/bestaand rapport nieuwe kolommen aanmaken. Kolommen die een vermenigvuldiging vormen van de 'afstand' en 'uitstoot' (Rapportage (op uitzonderingen).
De CO2 eisen die in België gesteld worden, liggen meer in het kader van gebruik van het voertuig door meerdere personen. Wordt een voertuig onvoldoende ingezet voor 'carpooling' dan dient daar extra belasting (CO2 taks) over betaald te worden.
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een aantal kolommen beschikbaar die meer inzicht geven in het gebruik van uw voertuigen.
Onderstaande kolommen (kolomgroep Co2) zijn in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| KM alleenrijder | Aantal km van de totale afstand dat iemand alleenrijder was op het voertuig |
| % alleenrijder | Percentage van de totale rittijd dat iemand alleenrijder was op het voertuig |
| Gem. aantal passagiers | Alleen op totaalniveau beschikbaar: gemiddeld aantal passagiers/meerijders per rit |
| Aantal passagiers | Alleen op ritniveau beschikbaar: aantal meerijders/passagiers op de rit |
Rijstijl
Het voertuigsysteem van Fleet Complete registreert naast datum, tijdstippen, locaties en afstand nog een aantal andere zaken tijdens de rit. We noemen dit gebeurtenissen. Een aantal van deze gebeurtenissen geven meer zicht op het gebruik van de voertuigen. We noemen hier de vertraging/versnelling, de snelheid en het stationair draaien.
Versnelling/vertraging
In het voertuigsysteem wordt bij montage een standaardwaarde voor vertraging (decelleratie) en een standaardwaarde voor versnelling (acceleratie) geprogrammeerd. Voor personenauto's is de standaard norm voor versnelling 18 km/uur per seconde en de standaard norm voor vertraging 20 km/uur per seconde. Dat betekent dat als deze normen overschreden worden, de bijbehorende gebeurtenis wordt geregistreerd.
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een speciale gebeurtenis rapportage die u in detail laat zien op welke momenten en bij welk voertuigen bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden (Gebeurtenis rapporten). Wilt u enkel de gebeurtenissen vertraging (gebeurtenis 35) / versnelling (gebeurtenis 34) zien dan kunt u de kolom 'gebeurtenis' filteren op deze omschrijvingen.
Daarnaast is in FieldLog een kolom beschikbaar die meer inzicht geven in de mate waarin versnelling/vertraging bij uw voertuigen plaatsvindt.
Onderstaande kolom (kolomgroep rijgedrag) is in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
Aantal accel/decel | het aantal keer dat de gebeurtenis 'acceleratie' of 'decelleratie' is vastgelegd in de geselecteerde periode |
Snelheid
Het voertuigsysteem genereert (minimaal) iedere 30 seconden een GPS polling. Dan wordt de locatie van het voertuig vastgelegd en doorgestuurd naar de live kaart van Fielddesk. Bij het vastleggen van deze positie wordt ook de snelheid van dat moment opgeslagen. Ook dit is een gebeurtenis.
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een speciale gebeurtenis rapportage die u in detail laat zien op welke momenten en bij welk voertuigen bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden (Gebeurtenis rapporten). Wilt u enkel de gebeurtenissen snelheid zien dan kunt u de kolom 'gebeurtenis' filteren op deze omschrijvingen, tevens kunt u de kolom waarde filteren op bijvoorbeeld 'groter dan 130'. U ziet dan alle momenten dat een voertuig harder dan 130 heeft gereden.
Daarnaast wordt in de boordcomputer een snelheidsnorm opgenomen. Deze staat standaard op 130. Indien men dus langer dan 10 seconden boven deze snelheid rijdt, wordt een gebeurtenis 'snelheid>waarde' (gebeurtnis 32) geregistreerd.
In FieldLog zijn aantal kolommen beschikbaar die meer inzicht geven in de gereden snelheden van uw voertuigen.
Onderstaande kolommen (kolomgroep rijgedrag) zijn in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| Duur te hard | De tijd dat te hard is gereden. Te hard betekent dat minimaal 10 opeenvolgende seconden harder is gereden dan de in de boordcomputer ingestelde norm. Default is dit 130 km/uur. |
| Aantal te hard | Het aantal keer dat men te hard rijdt. Te hard betekent dat minimaal 10 opeenvolgende seconden harder is gereden dan de in de boordcomputer ingestelde norm. Default is dit 130 km/uur. |
| Max. snelheid | De maximum gereden snelheid in de geselecteerde periode |
| Gem. snelheid | De gemiddeld gereden snelheid in de geselecteerde periode |
| Snelheid | De op dat moment gereden snelheid (gebeurtenisrapportage) |
Let op!
Snelheid wordt enkel gemeten bij een GPS polling. De standaard frequentie hiervan is eens per 30 seconden.
Ongevalsregistratie
In het voertuigsysteem wordt bij montage een standaardwaarde voor vertraging (decelleratie) geprogrammeerd. Voor personenauto's is de standaard norm voor vertraging 20 km/uur per seconde. Dan bestaat er ook een gebeurtenis 'ongeluk' (gebeurtenis 5). Dit is een extreme vertraging. Voor personenauto's is de standaard norm voor deze vertraging 33 km/uur per seconde. Voor vrachtauto's is de standaard norm voor deze vertraging 25 km/uur per seconde.
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een speciale gebeurtenis rapportage die u in detail laat zien op welke momenten en bij welk voertuigen bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden (Gebeurtenis rapporten). Wilt u enkel de gebeurtenissen ongeluk zien dan kunt u de kolom 'gebeurtenis' filteren op deze omschrijving.
De gebeurtenis 'ongeval' wordt gegenereerd op het moment van een grote remvertraging Vervolgens worden de voorafgaande rijrecords (iedere seconde 1) met snelheid verstuurd als gebeurtenis 'ongevalsregistratie'. Door de regels met de gebeurtenis 'ongevalsregistratie' op te vragen in Excell en de waarde 'snelheid' uit te voeren als lijndiagram, krijgt u een ongevalsgrafiek te zien.
Daarnaast is in FieldLog een kolom beschikbaar die meer inzicht geeft in de mate waarin de gebeurtenis 'ongeluk' bij uw voertuigen plaatsvindt.
Onderstaande kolom (kolomgroep rijgedrag) is in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| Aantal ongeluk | Het aantal keer dat men extreem hard heeft geremd (gebeurtenis ongeluk). Extreem hard remmen betekent dat je harder remt dan de in de boordcomputer ingestelde norm. De norm voor ongeluk is 33 km/uur per seconde. |
Stationair
Standaard kennen we twee soorten stilstand. De tijd tussen twee ritten (bezoektijd) en de tijd dat er geen snelheid is tijdens een rit (stationair). Indien men tijdens een rit langer dan 3 minuten stilstaat, wordt een gebeurtenis 'start stationair' geregistreerd. Gaat men daarna weer rijden dan wordt een gebeurtenis 'stop stationair' geregistreerd. Of men tijdens de rit stilstaat met of zonder motor aan, wordt niet in kaart gebracht.
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een speciale gebeurtenis rapportage die u in detail laat zien op welke momenten en bij welk voertuigen bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden (Gebeurtenis rapporten). Wilt u enkel de gebeurtenissen start/eind stationair zien dan kunt u de kolom 'gebeurtenis' filteren op deze omschrijving.
Daarnaast zijn in FieldLog aantal kolommen beschikbaar die meer inzicht geven in de mate van stilstand tijdens de rit.
Onderstaande kolommen (kolomgroep rijgedrag) zijn in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| % Rijden | Het percentage van de rijtijd dat men een snelheid > 0 heeft gehad. Hiermee krijgt u inzicht in stationair tijd. |
| Stationair tijd | Dit is berekening van de tijdsduur tussen de gebeurtenis 'start stationair' en 'einde stationair'. Hiervoor moet een ritdefinitie aangemaakt worden. De resultaten kunnen opgevraagd worden in een rapport van de categorie 'ritdefinitie' (Waarschuwingen bij gebeurtenissen). |
Scherpe bocht
De nieuwere voertuigsystemen (vanaf 2014) van Fleet Complete hebben de optie om een scherpe bocht te registreren (gebeurtenis 40).
Fielddesk heeft in haar rapportage tool FieldLog een speciale gebeurtenis rapportage die u in detail laat zien op welke momenten en bij welk voertuigen bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden (Gebeurtenis rapporten). Wilt u enkel de gebeurtenis scherpe bocht (gebeurtenis 40) zien dan kunt u de kolom 'gebeurtenis' filteren op deze omschrijving. Deze gebeurtenis wordt geregistreerd als de hiervoor ingestelde norm in het voertuigsysteem overschreden wordt.
Daarnaast is in FieldLog een kolom beschikbaar die meer inzicht geven in de mate waarin scherpe bochten bij uw voertuigen plaatsvinden.
Onderstaande kolom (kolomgroep rijgedrag) is in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| Aantal scherpe bocht | het aantal keer dat de gebeurtenis 'scherpe bocht' is vastgelegd in de geselecteerde periode |
Rijstijlcijfer
Bovengenoemde indicatoren kunnen in een rapportage gecombineerd worden. Door zelf kolommen aan te maken kunt u zelf bepalen welke indicatoren mee moeten wegen in de bepaling van het rijstijlcijfer. Tevens bepaalt u de weging per indicator. Uiteraard kunnen de vastgestelde overtredingen gerelateerde worden aan het aantal gereden kilometers.
In onderstaand voorbeeld is bijvoorbeeld uitgegaan van de volgende berekening:
Er wordt uitgegaan van cijfer 10. Dit cijfer (kolom “cijfer”) wordt:
- Verminderd met: het aantal keer te hard rijden (kolom “aantal ‘te hard’”) gedeeld door de afstand (kolom “afstand”). Deze uitkomst wordt vermenigvuldigd met de weging 25.
- Verminderd met: de overschrijding van de maximaal gereden snelheid van 140 km/uur gedeeld door 10
- Verminderd met: het aantal keer versnellen en vertragen (kolom “aantal accel/decl”) gedeeld door de afstand (kolom “afstand”). Deze uitkomst wordt vermenigvuldigd met de weging 30. Maximaal 5 punten worden in mindering gebracht.
- Verminderd met: het aantal keer extreem vertragen (kolom “aantal ongelukken”) gedeeld door de afstand (kolom “afstand”). Deze uitkomst wordt vermenigvuldigd met de weging 1000.
- Verminderd/vermeerderd met: verschil tussen het percentage rijtijd (kolom “% rijden”) en 80% gedeeld door 10. Een positieve waarde wordt opgeteld bij het cijfer. Een negatieve waarde wordt in mindering gebracht.
Het uiteindelijke cijfer wordt vervolgens definitief bepaald:
- Een resultaat onder de 1 wordt 1
- Een resultaat boven de 10 wordt 10
- Het cijfer wordt afgerond op 1 decimaal
De kolom “Cijfer scherpe bocht” wordt als volgt berekend:
1. 5 keer de kolom ‘cijfer’, berekening als boven genoemd
2. 2 keer het cijfer voor ‘aantal keer scherp bocht’
Er wordt uitgegaan van cijfer 10. Dit cijfer wordt verminderd met het aantal keer scherpe bocht gedeeld door de gereden afstand. Dit resultaat wordt vermenigvuldig met een weging van 60. 
Het rapport uit Fielddesk kan als CSV bestand worden geëxporteerd naar een map op de computer.
Via Excell (of een macro van excell) kan dit bestand opgehaald worden met onder bijvoorbeeld het volgende resultaat:
Het maken van dergelijke berekeningen vereist wel wat kennis. Wij kunnen u hierbij helpen. Indien u dat wenst, neemt u contact op met de support afdeling van Fleet Complete via de Online Service
Let op!
Indien u deze gegevens op periode (week/maand/jaar) beschikbaar wilt hebben, bent u verplicht minimaal deze gegevens in een rapport op dagniveau beschikbaar te stellen. Op dagniveau worden de kolommen echt berekend. Een periode rapport is vervolgens een afgeleide van het dagrapport.
Inzet wagenpark
Fielddesk kent een aantal kengetallen waaraan u kunt af meten hoe efficiënt uw wagenpark wordt ingezet. Tevens kunt u eigen kengetallen toevoegen door gebruik te maken van rekenkolommen (Rapportage op uitzonderingen).
Onderstaande kolommen (kolomgroep analyse) zijn in diverse rapport categorieën beschikbaar indien u de toepassing 'Wagenparkbeheer' heeft afgenomen.
| Aantal ritten | Het aantal gereden ritten (contact aan/uit) in de geselecteerde periode |
| Aantal bezoeken | Het aantal bezoeken (tijd tussen twee ritten binnen de 24 uur) in de geselecteerde periode |
| % bezoektijd | Het percentage bezoektijd ten opzichte van de rijtijd in de geselecteerde periode |
| % rittijd | Het percentage rijtijdtijd ten opzichte van de bezoektijd in de geselecteerde periode |
| % inzet | Het percentage dagen dat de medewerker/het voertuig actief is geweest in de geselecteerde periode (100% is 5 dagen per week of meer actief) |
| Gem. tijd per dag | De gemiddelde tijd die de medewerker/ het voertuig per dag heeft gereden in de geselecteerde periode |
Gem. afstand per dag | De gemiddelde afstand die de medewerker/ het voertuig per dag heeft gereden in de geselecteerde periode |
Onderhoud
Bijhouden wanneer uw voertuig in aanmerking komen voor onderhoud kan voor:
- Algemeen onderhoud
- Onderhoud oliefilter
- Onderhoud motor
- Onderhoud luchtfilter
- Onderhoud snelheidsmeter
Dit doet u als volgt:
- Maak de betreffende numerieke voertuigvelden aan, de volgende ‘onderhouds’ velden zijn mogelijk (neem de benaming exact over als beschreven):
- Maintenance (voor algemeen onderhoud)
- Oilfilter
- Engine
- Airfilter
- Speedbox
- Deviation
- Per voertuig vult u vervolgens (één of meer) van de bij 1. genoemde velden a, b, c, d of e de km stand in voor de eerstvolgende onderhoudsbeurt. Bij Deviation geeft u in hoeveel kilometer voorafgaand aan het behalen van de opgegeven km stand u geïnformeerd wilt worden.
- In FieldLog maakt u een beheerrapport op voertuigniveau aan (rapport ontwerpen). Hier selecteert u minimaal de kolommen kenteken, laatste km stand en één of meer van de kolommen:
Deze kolommen worden gevuld als het voertuig voor het betreffende onderhoud in aanmerking komt.
De berekening is als volgt: [laatst km stand] -/- ([‘onderhouds’ kolom] - [Deviation]).
Indien het resultaat groter is dan 0 staat de kolom 'Onderhoud xxx nodig?' uit. Indien het resultaat kleiner is dan 0 staat de kolom 'Onderhoud xxxnodig?' aan. Op deze kolom kunt u filteren. Uiteraard kunt u dit rapport ook weer agenderen als email (agenderen). U wordt automatisch geïnformeerd indien voertuigen voor onderhoud in aanmerking komen.
Direct na de gepleegde onderhoudsbeurtpas u bij het betreffende voertuig de betreffende ‘onderhouds’ kolom weer aan in de km stand voor het volgende onderhoud.
Ook voor het bijhouden van leasecontracten is een dergelijke oplossing mogelijk. Dit vereist wat meer uitgebreide rekenkolommen. Neem hiervoor contact op met de support afdeling van Fleet Complete via de online service
Met de nieuwste systemen van Fleet Complete (vanaf 2015) is het tevens mogelijk diverse storingen uit te lezen via Canbus. Van belang is wel dat uw type voertuig deze optie beschikbaar heeft. Meer informatie via info@FleetComplete.nl.
Wegsleep detectie
Om u te informeren op het moment dat een voertuig beweegt zonder dat het contact is aan gezet, kent het systeem de gebeurtenissen ‘wegsleepdetectie start’(nr. 54) en ‘wegsleepdetectie einde’ (nr. 55). Deze gebeurtenissen worden niet standaard geactiveerd. Dit kan op aanvraag en bij de nieuwste systemen, door Fleet Complete ‘via de lucht’ gebeuren.
Via een gebeurtenisrapportage kunt u de betreffende momenten en bijbehorende locatie opvragen. Ook kunt u via SMS of email direct geïnformeerd worden op moment dat een wegsleep actie plaatsvindt
Carsharing
De nieuwste systemen van Fleet Complete (vanaf 2015) bieden “Transparent Automated Network Car”, ofwel TANC. TANC is een systeem waarbij u uw voertuigvloot efficiënt in kunt zetten door de voertuigen te koppelen aan die personen die de voertuigen op dat moment nodig hebben. Via een planningssysteem worden ritten / voertuigen door medewerkers gereserveerd. Vervolgens wordt de reservering verstuurd naar het systeem van het toegewezen voertuig. Het voertuig kan binnen het gereserveerde tijdframe enkel door (pas/sleutel van) de betreffende medewerker geopend en gebruikt worden.
Indien u interesse heeft in deze toepassing kunt u informatie opvragen via info@FleetComplete.nl.